优秀员工必备的18种工作方法-第12部分

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去做事，只能浪费时间，而且很难取得圆满的成绩。
　
“你应该在每一天的早上制订一下当天的工作计划，仅仅5分钟的思考就能使你一天的工作显得非常有效率。”这是一位成功的职场人士对那些刚入职场、不知如何行事的年轻人的忠告。
　
举一个营销工作中的实例：新品上市初期，开拓市场寻找经销商是一件非常重要的工作，但面对一个陌生的城市和市场，你会怎么办呢？你是下车后就急于四处走街串巷，还是通过调查后，制定拜访计划及合理路线？
　
每个城市都有几百个经销商，不可能每个客户都去拜访。经验丰富的营销人员会挑选客户中20％有意向、有网络及实力的经销商进行重点拜访，用80％的时间联系20％的重点客户。同时，为了不放弃那些潜在经销商，对那些经营相关产品的小经销商只需要简单地散发新品招商资料就可以了。
　
或许你会觉得工作不同，办事方法不同。这是对的，但不管从事什么工作，事先的调查和分析都会有助于你找到实现目标的最佳方案。好的钟表行走十分规律，不快也不慢。有智慧的人做事决不匆忙，也不拖沓，不莽撞，也不踌躇。他做事总是有条不紊，不慌不忙，没有积压，决不拖延。
　
你的脑海中可能产生很多想法，不要着急去做，而是一开始就想好怎么做，把所有的事情都理清。如果等到出了偏差再去调整，无疑会造成时间和精力上的浪费，让你的工作变得杂乱无章。认为自己没有时间而赶着把事情做完的人，通常在事后要花更多的时间把第一次没做好的事情做好。如果真的没有时间把每件事都做好，那就把最重要的事做好。




第69节：第十三章井然有序（2）

有些人认为做事不匆忙是一件很容易的事情，只需要每一次做事时注意一下就行。其实一个人做事不慌不忙是一种习惯，你会发现一个做事匆忙的人做所有的事情都是冒冒失失，他们是凭着自己的直觉做事。要想改变做事匆忙的缺点，首先要做的就是做每一件事情时都制定计划和目标，而且形成习惯。
　
做一个有条理的人
　
高薪等于高效吗？答案是否定的。在许多工作没有计划和条理的公司里，经常会让不少拿着高薪的员工做着极简单的工作，比如拆信、把信札分类、寄发传单等事情。其实，此类工作，即便是待遇微薄的职工也一样能够胜任。像这样一些没有精细规划的公司是永远不会有发展的。
　
事实上，对于公司管理过程中时间的节约与职员的能力有相当研究的，只有少数老板和领导。大多数领导不善于指挥，无法使工作条理代和系统化，致使员工的工作效率低下。不重视工作的条理和效率，是经营中的最大败笔。
　
有很多公司想要做大自己的经营规模，为了扩展业务，他们拼命地招揽人手。他们觉得只要人雇佣得多就可以将事情做好，却忽略了工作的条理性，反而将公司搞得一塌糊涂、混乱不堪，越发难以管理。一位颇有名气的管理学家曾制度经把“做事没有条理”列为很多公司失败的一大重要原因。其实这些公司并不是缺乏人手，而是缺失让工作变得有条理、有效率的管理。由于没有计划，缺乏条理，办事不当，那些公司虽然花费了员工大量的体力和精力，最终却效益低下。
　
工作没有次序、缺乏条理的商人，容易因办事方法的失当而蒙受极大的损失。他们不知怎样去有效地处置业务；对于雇员的工作，他们不知道好好地安排；做起事来，有的地方不及，有的地方却过了；仓库里有许多过时、不需要的存货，也不及时把货物整理一下，结果什么东西都纷乱不堪。这样的公司，必致失败。
　
没有条理、做事没有次序的人，无论做哪一种事业都没有功效可言。而有条理、有次序的人即使才能平庸，他的事业也往往有相当的成就。




第70节：第十三章井然有序（3）

有很多人常常是一副十分忙碌的模样。无论你在什么时候遇见他，他都很匆忙，甚至打个招呼都要看看手表，暗示他的时间非常紧迫。然而仔细看看吧，他们的办公桌上十分凌乱，他们的理由是很忙，忙得没有时间整理。再看看他们的工作呢？实际上处理得非常糟糕，也许他们的业务做得很大，可是他们的花费更大。究其原因，主要是他们在工作上毫无次序，十分杂乱。
　
这些工作没有条理的人，更谈不上能有效地管理员工了。也许他们经常督促员工，让员工做得快些，却没有任何章法可言。因此，他们的手下的工作也都混乱不堪、毫无次序。职员们做起事来也很随意，有人在旁催促便装作很认真地做，没有人在旁催促便敷衍了事。
　
办事有条理的人，做事会很镇静，显得平静祥和，绝不会显出忙乱的样子。他们懂得合理掌控时间，懂得办事的次序。他们的办公桌整理得井井有条，他们的人际交往十分清晰，他们的事业会更加成功。他们富有条理、讲究秩序的作风会影响到他们的员工，员工们也都寂静无声地埋头苦干，各样东西安放得有条不紊，各种事务也安排得恰到好处，绝无杂乱之象。
　
工作有次序，处理事务有条理的人，他们在办公室里决不会浪费时间，不会扰乱自己的神志，办事效率也极高。从这个角度来看，做事有方法、有秩序的人的时间也一定很充足，他的事业也必定能按照预定的计划去进行。
　
当今时代，头脑是比金钱更为重要的东西。唯有那些办事有次序、有条理的人，才会成功。而那种头脑昏乱，做事没有次序、没有条理的人，绝不会有成功的机会。
　
掌握先后次序
　
一位杰出的时间管理专家在为一群商学院的学生讲课，为了启发同学们的思维，他现场做了一个实验，让在场的学生终生难忘。
　
站在那些高智商的学生面前，他说：“我们做个试验”。然后他拿出了一个1加仑的广口瓶放在他面前的桌上。随后，他取出一堆拳头大小的石块，仔细地一块块放进玻璃瓶里。直到石块高出瓶口，再也放不下了，他问道：“瓶子满了吗？”所有学生应道：“满了。”时间管理专家反问：“真的？”他伸手从桌下拿出一桶砾石，倒了一些进去，并敲击玻璃瓶壁使砾石填满下面石块的间隙。




第71节：第十三章井然有序（4）

“现在瓶子满了吗？”他第二次问道。但这一次学生有些明白了，“可能还没有，”一位学生应道。“很好！”专家说。他伸手从桌下拿出一桶沙子，开始慢慢倒进玻璃瓶。沙子填满了石块和砾石的所有间隙。他又一次问学生：“瓶子满了吗？”“没满！”学生们大声说。他再一次说：“很好。”然后他拿起一壶水倒进玻璃瓶直到水面与瓶口齐平。
　
他抬头看着学生，问道：“这个例子说明什么？”　一个心急的学生举手发言：“它告诉我们：无论你的时间表多么紧凑，如果你确实努力，你可以做更多的事！”“不！”时间管理专家说：“那不是它真正的意思。这个例子告诉我们，如果你不先把大石块放进瓶子里，那么你就再也无法把它们放进去了。”
　
我们在工作中往往不能掌握高效能的工作方法，而被各种琐碎的杂事缠身，最终弄得自己筋疲力尽、心烦意乱，总是不能静下心来做最该做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光。
　
我们在工作中会遇到很多事情，有的非常重要，有的则可做可不做。我们可以将那些非做不可的事情比作是“大石块”。在工作中，必须首要处理大石块，后面的工作才能做好。如果我们分不清事情的轻重缓急，把精力分散在微不足道的事情上，那么重要的工作就很难完成。
　
在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，到底哪些事项应该先着手处理？哪些事项应延后处理，甚至不予处理呢？
　
我们应该按照事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”，即指实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越重要，越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，愈不重要，愈应延后处理。简单地说，就是根据“我现在做的，是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。
　
在开始每一项工作之前，我们都应该习惯于先弄清楚哪些是重要的事，哪些是次要的事，哪些是无足轻重的事，而不是仅仅着眼于它们的时间紧迫与否。每一项工作都如此，每一天的工作都如此，甚至每一年或者更长时间的工作计划依然如此。如果你养成了“根据事务的重要程度来行事”的思维习惯和工作方法，那么你的工作将变得井井有条。




第72节：第十三章井然有序（5）

人们习惯按照事情的“缓急程度”来决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的三个层次：
　
——今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）
　
——今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）
　
——今天“可以”做的事（即最不紧迫的事）
　
但遗憾的是，在多数情况下，愈是重要的事偏偏愈不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议，长远目标的规划，甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些看似“必须”做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。所以，每一个在职场打拼的人都要牢记：做要事，而不是做急事。




第73节：第十四章管理时间（1）

第十四章管理时间
　
珍惜时间
　
“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”早在古代，勤劳而智慧的中国人就认识到了时间的珍贵。孔老夫子曾站在河边，对着奔腾不息的江水喟然长叹：“逝者如斯夫，不舍昼夜！”他听说一位弟子不善管理时间，在白天睡觉，于是发出了“朽木不可雕也”的感叹。可见，一个人是否会利用时间，是一件极为重要的事情，也会影响到他在别人眼中的形象。西方的管理学大师彼得？杜拉克也曾说过：“时间是最高贵而有限的资源”。
　
在工作中，时间的重要性体现得更为突出，只有更善于利用时间的人才能更加接近成功。但是每个人每天都只有24个小时，怎样才能胜人一筹呢？那就是单位时间内创造的价值多少。我们常常听说在劳动技能比赛中，有的人可以在规定的时间内完成比别人多得多的工作。这就是高效率。提高单位时间的效率有两种方法：一是在单位时间内做更多的事情，二是在单位时间内做更重要的事情。
　
在单位时间内做更多的事情，这就要求我们做每一件事都要立刻行动，拒绝拖延；要求我们今日事，今日毕；要求我们加快时间节奏，控制完成一件事情的时间。我们可以借鉴一下本杰明？富兰克林的做法。
　
美国政治家、科学家富兰克林为自己制订了一张作息时间表。他五点起床，规划一天事务，并自问：“我这一天做了什么好事？”上午八点至十一点，下午二点至五点，工作；中午十二点至一点，阅读、吃午饭；晚六点至九点、吃晚饭、娱乐，考查一天的工作，并自问：“我今天做了什么好事？”
　
为自己制定一个有效的、合理的时间计划表，并且努力按照上面的规定执行它。也许一开始你会觉得这样做有些难，未必能严格地执行。但只要你不断地坚持，一点点改进，等到一段时间之后你会发现自己对时间的控制能力大大加强，而事情做起来也不会觉得凌乱无章了。
　
如何在单位时间内做更重要的事，我们可以运用富兰克林时间表来解决这个问题。
　
富兰克林时间表
　
首先我们要知道，对于我们来说什么事情是重要的，什么事情是不重要的，分清事情的轻重缓急。凡是对个人的发展和人生幸福有益的事情，都可以认为是重要的事情。而紧迫的事情则是那些时间上不容许推脱，需要立即去做的。这个表可以帮助我们将周围的事情做准确的划分，往往我们将精力集中在那些紧迫却不重要的事情上，但是那些不紧迫却重要的事情才是更加值得我们努力去做的。每天按照这个表来检查自己的行动，确保自己所处理的事情大多是不紧迫却重要的，你的工作能力就会不断地提高。
　
一个人的能力和价值常取决于他如何使用时间。主动珍惜时间，合理利用时间，你的工作会更加出色，你的人生会更加充实。
　
养成准时的习惯
　
劳伦斯说：“做事成功的秘诀，首要一点就是要养成准时的习惯，可是一般人的习惯往往是一再拖延。”在公司中，很多年轻的员工因为不能准时而失去了晋升高级职位的机会。不能老是拖延自已必须完成的工作，把任务提前完成难道不比拖延下去好吗？而任务拖得越后就越难以完成，最终将一事无成。
　
大凡成功者，都养成了准时的习惯，他们十分重视自己制定的时间计划。而不守时的人，在生活中往往约会迟到，工作时常常上班迟到，甚至不按时还钱，让别人对他们的信用产生怀疑，更别说信任他们了。




第74节：第十四章管理时间（2）

有一次拿破仑宴请他的部下，部下却因为某些事情耽搁迟到了。当部下赶来时，发现拿破仑已经独自用餐完毕。看着迟到的部下，拿破仑淡然地说道：“吃饭的时间过了，我也饱了，我们去讨论下一步的战略部署吧。”正是这种准时的作风，保证他统率军队所向披靡。拿破仑曾经说过，他之所以能打败奥地利，就是因为奥地利人不知道五分钟的价值。“每错过一分钟时间，”拿破仑说，“便是给予‘不幸’多一分可乘之机。”
　
在心情愉快或热情高涨时可以完成的工作，拖到了几个星期后再做，就会变成苦不堪言的负担。收到信件应该立刻回复，以后再回就可能很困难了。很多著名的公司都有这样的制度：所有信件必须当天回复。当机立断往往能避免做事情乏味和无趣，拖延则通常意味着逃避，到最后什么事情都做不好。