Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第99部分
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序列‖选项，然后在―输入序列‖编辑列表框中，从第一个序列（此处可以输入 98001~98010、
99001~99010 等学号）元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按 Enter 键。整个序列输入
完毕后，请单击―添加‖按钮。
自定义序列中可以包含文字或带数字的文字。如果要创建只包含数字的自定义序列，如本
文的“学号”等，则自定义序列后，在输入“学号”前还需要先选定足够的空单元格（一般选
定某列即可） ，然后在―格式‖菜单上，单击―单元格‖命令，再单击―数字‖选项卡，对选定的空单
元格应用文本格式，最后在设置了格式的单元格中输入序列项。本例须在 A2 单元格中输入
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98001 后，将鼠标移动到 A2 单元格的右下角（填充柄位置） ，可以看到光标变为一个黑色的十
字，这时可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可（见图 2） 。
使用该方法需注意的是：①必须首先自定义序列号；②必须将该列格式设置为文本格式（如
序号中包含文字则不行，因为当输入含有文字的数据时 Excel 自动默认为文本格式） 。
小技巧：先输入西文单引号“'‖再输入学号：98001（适合于输入超过 15 位的数字，如输入
新版本身份证号码等―数字‖不参与计算的场合） ，这样输入的数字格式自动变为文本格式，可
以直接使用―填充柄‖拖动，这是一个非常简便的方法。
二、手工输入第一、第二两个相邻的“学号”再使用“填充柄”拖动（适用于连续数字） ：
如：首先在 A2 单元格中输入 98001，在A3 单元格中输入 98002，然后用鼠标选中A1 、A2
后直接将鼠标移动到 A3 单元格的右下角（填充柄位置） ，当鼠标也变为一个黑十字（见图 3 ），
即可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。
三、手工输入首位学号，直接使用“Ctrl＋填充柄‖组合拖动（适用于连续数字，推荐用此方
法） ：从上面的图2 和图 3 中可以发现两图的98001 在单元格中的数字位置是不一样的，图 3
中98001 在单元格右侧，是常规数字格式（数字的默认格式状态是在右侧，但可以改变） ，图2
中的98001 在单元格的左侧，是文本格式（文本默认状态是在左侧，也可以改变） 。由于Excel
在输入数字时自动默认为数字格式，因此上述两种方法，如果不经常输入如此多的―学号‖，笔
者认为还是第二种方法较为实用，第一种方法较为麻烦，但适用于经常输入重复、不连续的数
字（多个学年学号）等，大家可以根据需要或习惯选取。
下面再介绍一种更为简便的方法：首先在 A2 输入首位学号 98001，将鼠标移动到A2 单元
格的右下角（填充柄位置） ，当鼠标变为一个黑色的十字时，这时在按住 Ctrl 键（可以看到黑色
的十字光标右上角还有一个小的黑色十字，见（ 图4） 的同时，再按住鼠标左键向下拖动到指定
位置松开即可。
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Excel 中用自动运行宏提高工作效率
在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个 Excel 文件时都进行一些例行的操作，如
改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel 的自
动运行宏―Auto_Open‖可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。
假设我们在 Excel 文件的工作表 Sheet1 中有一个《销售日报表》如下图：（ 图）
下面我们在这个文件中建立一个 Auto_Open 宏，让它在文件打开后自动完成下面任务：
1。 取消工作表保护；
2。 把“当日销售”列里的数据值复制到“上日销售”一列；
3。 将日期增加一天；
4。 恢复工作表保护。
具体做法如下：
1。
在“工具”菜单上选择“宏”子菜单，打开“宏”对话框，在“宏名”一栏里键入“Auto_Open‖ ，
再点击下面的―新建‖钮，进入宏编辑状态。注意不要把宏名字输错了，否则宏不会自动执行。
2。 在宏编辑状态下，把下面 VBA （Visual Basic for Application） 语句输入到 Auto_Open 下
面：
Sheets（―Sheet1‖）。Activate
'取消工作表保护
ActiveSheet。Unprotect
'将当日销售值拷贝到上日销售一栏
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x = MsgBox（―把当日销售值拷贝到上日销售栏吗？
If x = vbYes Then
Range（―B5：B8‖）。Copy
Range（―C5‖）。Select
Selection。PasteSpecial Paste：=xlvalues
Application。CutCopyMode = False
End If
'将日期增加一天
x = MsgBox（―把日期增加一天吗？‖；vbYesNo）
If x = vbYes Then
Range（―C2‖）= Range（―C2‖）＋ 1
End If
'重新保护工作表
ActiveSheet。Protect
End Sub
将文件保存并关闭。重新打开此文件，体验一下 Auto_Open 宏是如何为你工作的吧。
如果你想用 Auto_Open 完成其它的操作而又不知道如何用 VBA 语句直接建立宏，Excel
的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为Auto_Open 。关于录制宏的方法
请参阅一般的 Excel 功能手册。
Office 中Enter 键的妙用
一、在 Excel 中的妙用
1。在单元格内换行
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使单元格处于编辑状态，按“Alt＋Enter‖组合键后键入相应的数据。
2。 同时在多个单元格中输入相同数据
选定需要输入数据的单元格，选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。键入相应
数据，然后按“Ctrl＋Enter‖组合键。
3。编辑数组公式
在数组区域中单击任一单元格。单击编辑栏，当编辑栏被激活时，大括号（｛
｝）在数组公式中消失。编辑数组公式内容，然后按―Ctrl＋Shift＋Enter‖组合键。
二、在 Word 中的妙用
1。插入分页符
单击要出现在下一页上的行，按 Ctrl＋Enter‖组合键。
2。分割表格
单击需要分割的位置，按“Ctrl＋Shift＋Enter‖组合键
Office 中常见问题的解决
一、Excel 的―计算出错‖
某厂在计算员工的加班工资时（如图 1），突然发现发出的总加班工资与― 自动求和‖计算的
结果有出入，为此认定― 电脑计算‖会出错，从而出现― 电脑计算‖不如―手工计算‖可靠的尴尬局
面。
以上问题主要产生的原因是虽然单元格内加班工资显示是整数，但在求和的计算中整数下
的小数点也参与了计算，这样计算结果与实际整数相加难免就会有出入。这时我们只要应用
Excel 中四舍五入函数―ROUND‖，一切问题就会迎刃而解。
二、Word2000 中奇数行单元格合并后再―一分为二‖
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假如你需制作如（ 图2）格式的表格，也许在拆分大单元格时你会遇上―麻烦‖，如果你用工
具上的―拆分单元格‖命令随即你就发现―此路不通‖，如果你用工具栏的―铅笔‖画你马上会发现
中间行自动增大。但如果按以下步骤操作便可解决此问题：选定表格→表格→表格属性→行，
在―指定高度‖ 的复选框上打钩、在―行高值是‖ 的下拉框内选定― 固定值‖确定后，再用―铅笔‖画
即可解决。
三、任务栏上不见―输入法指示器‖或―输入法缺省 En‖
如果你遇到前一个问题，只需按如下步骤即可调出：点“开始”选“设置”，单击“控制
面板”，双击“输入法”，在“启动任务栏上的指示器”的复选框上打钩即可。如果你遇到后一
个问题，就需按如下步骤操作：点“开始→设置→控制面板→键盘→语言→英语”即可。
四、Excel 中输入以―0‖开头的数字或数字的幂次方
也许你需要经常输入以“0‖开头的数字（如 0012），但是当你按回车后前面的―0‖就不见了，
另外在 Excel 输入数字的幂次方（如图）也无法显示出来。这时只要先选定单元格后点―格式‖，
单击―单元格‖选定―数字
‖项，在―分类‖框内选―文本‖，确定后再输入以上内容即可。
五、Word 中图形框（或文本框） 内的文本居中难
在 Word 实际操作中你可能会遇到如下情况：图形框内文本离上边线和左边线尚有一些空
间而文本的下部或右部却未能完全显示出来，有时你费尽心机让图形框内文本居中却难尽如人
意。其中原由都是― 内部边距‖惹的祸。为此，我们须双击― 图形框‖，弹出―设置图形格式‖对话
框，选定―文本框‖选项，根据情况修改左、右、上、下的数值即可。另外，表格列宽很小也会
遭遇居中难问题，原因与解决方法与上雷同，只是其边距须在―表格属性‖ 的―选项‖ 内修改。
Word 与 Excel 联手制作工资审批表
机关事业单位工作的财务人员，经常要填写《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》
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图 1。工作量少时，一两人的工资变动，多时几十、几百人的工资变动都要填写，且重复、易
错。我们只要利用 Excel 强大的数据管理功能和 Word 的邮件合并功能就能轻松制作审批表。
第一步：先建立一个 Word 文件《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》（ 以下简称
《工资审批表》） ，格式为图 1 所示需上报的审批表。
第二步：建立一个 Excel 文件《工资变动情况表》，将《工资审批表》内需填写的项目作
为表格第一行列标题。为下一步方便，列标题尽可能使用简短的名称（如―不算工龄学习年限‖
可简称―学习年限‖，使用批注功能注明其全称） 。从第二行起录入工资变动人员的数据，保存
并关闭文件图 2 。
第三步：打开 Word 文件《工资审批表》，在工具栏右键单击选择―邮件合并‖，调出邮件合
并工具栏（将鼠标在按钮上停留三秒后会出现按钮名称） ，如图 3 所示。
点击邮件合并工具栏“设置文档类型”按钮，设置主文档类型为“信函”，点“确定”。再
点击“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中找到刚编辑的 Excel 文件《工资变动情
况表》，打开―选择表格‖对话框。点选相应的表格及选中―数据首行包含列标题（F）‖，单击―确定‖
图4 。
第四步：移动光标到姓名后的空格，点击邮件合并工具栏“插入域”按钮，在“插入合并
域”对话框中依次点击“数据
