Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第98部分
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有的作用，对于会计工作来说更不例外。本文就 Excel 在会计工作中的应用作一些简要介绍。
一、制作会计报表
由于会计报表有动态与静态报表之分，从时间上有月报、季报、年度报表之分，还有单位
会计报表、汇总报表，个别会计报表和合并会计报表，内部会计报表、外部会计报表等类型，
根据需要企业会计要按不同的标准进行分类填制，因此，尽管市面上有许多财务软件，但具体
到不同的企业应用上可能会有一定的差别，特别是一些涉及到政策性较强的部门，其报表的个
别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵，一
般中小企业难以承受。用 Excel 制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时性报表的需
要。
下面以制作“资产负债表”为例，讲述会计报表的简单制作方法。一般我们将“Excel 工
作表‖ 的第一行作为报表的表头，将第一行合并及居中后，输入标题，字号选择―20～24 号字
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或小初至二号字‖，字体一般采用―宋体字‖并加粗；第二行留作填写―编制单位、日期‖等项目，
其日期的写法可先设置好单元格格式，每次制表时，只须输入相应阿拉伯数字即可：选定单元
格，在―格式‖栏中选取―单元格式‖，再点击―数字‖，选择― 日期‖，从类型中将―1997 年 3 月 4
日‖或―一九九七年三月四日 这是 Excel 的内存模式，这两种模式会产生不同的日期方式
选定，确定后，在该单元格中输入日期（可直接用数字输入） ，如输入―2000/10/1‖（―00/10/1‖ 、
―2000…10…1‖、―00…10…1‖等都可以） ，回车后，单元格内马上显示出―2000 年 10 月 1 日‖或―二○○○
年十月一日‖ 的日期；从第三行起开始制作表身，样表制作好之后，再将各单元格对应关系输
入公式，并将有公式的单元格设置为锁定保护状态，以避免误操作删除公式。
资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝对平
衡的，为防止输入数据或填制表格时发生错误，我们可以设计一个检查单元格：在表格的底部
或右侧选择一个空单元格，在其中输入“='资产总计数据单元格'…'负债和所有者权益总计数据
单元格'‖，那么，表格填写完毕后，此单元格内显示的数据应为―0‖，如是其他数字，就要及
时查找原因和更正。
二、汇总报表
上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总，以前这项工作要靠手工完成，是一个繁琐、
繁重、极为耗时的工作，相信使用 Excel 进行汇总一定会使你事半功倍，大大提高工作效率。
根据下属单位的多少复制出子报表，首先在工作簿中插入空白工作表：选择“工具”菜单
中的“选项”命令，出现“选项”对话框。单击“常规”标签，在“新工作簿内工作表数”的
数值框内输入想要的工作表数目（在一个工作簿里最多可包含 255 个工作表） ，―确定‖后点击―新
建‖，工作簿即出现想要的工作表，我们可将第一个空白工作表标签改为―00‖，制作好会计报
表表样；将下属单位依次编号为―01，02，03……20‖（假设有 20 个单位） ，并相应更改其工作
表标签名称。然后按下述方法进行操作：（11）打开被复制的工作表（即―00‖工作表） ；（12）按―Ctrl＋A‖
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或单击工作表左上角行号与列号相交处，选定整个工作表，选择复制命令；（13）单击第一个空白
工作表标签（―01‖工作表） ，按住―Shift‖键点击最后一个工作表标签（―20‖工作表） ，即选中所有要
复制的工作表；（14）单击要复制工作表的第一个单元格，使用―粘贴‖命令，即复制出多个相同内
容的工作表。
在“00‖（汇总）工作表中汇总的第一个单元格中输入―=SUM（'01：20' ！B5）‖ ，后面的―B5‖指
单元格名称；然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采用快捷方式：
选中该存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角，待光标变成小实心十字时，按
住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制。这样，你
的汇总工作表就制作好了，只要将下属单位的报表数据输入到相应的工作表中（注意编号） ，所
有的汇总工作就完成了。
三、网上合并工作表
上面介绍的汇总工作表仍需要汇总单位进行数据的输入，算得上半自动化吧。如果各个单
位都已联网，那么报表的朝夕汇总就只在了。具体操作步骤如下：
1。打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿，单击―工具‖菜单中的―共享工作簿‖选项；
在―共享工作簿‖对话框中单击―编辑‖选项卡；选中―允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合
并‖复选框；单击―高级‖选项卡，在―修订‖栏中选定―保存修订记录‖单选按钮，然后在文本框
中输入天数（根据报表修改及报送时间设定） ，单击―确定‖按钮；
2。单击―文件‖菜单中的―另存为‖选项，为其他下属单位制作共享工作簿的备份，并为每个
备份取不同的名字，发往下属单位（如果下属单位未联网，则可用软盘） ，由下属单位在自己编
号的工作表中填写数据；为防止下属单位随意更改其他单位报表，可分别将其他单位（编号）工
作表设为保护（全部）状态；
3。收到下属单位填写好的报表后，放在同一个文件夹中，打开制作备份时的那个共享工作
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簿，单击―工具‖菜单中的―合并工作簿‖，此时会出现提示保存共享工作簿；在―将选定文件合
并到当前工作簿‖对话框的文件列表中，将下属单位报送的报表备份选中（按住 Ctrl 或 Shift 键
依次单击各个文件名） ，单击―确定‖按钮后，所有的工作即自动完成。
EXCEL 中错误提示信息的含义及解决办法
在 Excel 中输入计算公式后，经常会因为输入错误，使系统看不懂该公式。
在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。现将 Excel 中最常见的一些错误
信息，以及可能发生的原因和解决方法列出如下，以供初学者参考。
（1）####
错误原因：输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容纳不下。
解决方法：适当增加列的宽度。
（2）#div/0 ！
错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0 ！
解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
（3）#N/A
错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A 。
解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入#N/A ，公式在引
用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A 。
（4）#NAME ？
错误原因：在公式中使用了 Microsoft Excel 不能识别的文本。
解决方法：确认使用的名称确实存在。如所需的名称没有被列出，添加相应的名称。如果
名称存在拼写错误，修改拼写错误。
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（5）#NULL ！
错误原因：当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产生以上错误。
解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。
（6）#NUM ！
错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。
解决方法：检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。
（7）#REF ！
错误原因：当单元格引用无效时，将产生该错误信息。
解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮以恢复工作表中
的单元格。
（8）#value ！
错误原因：当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公式时，
将产生该错误信息。
解决方法：确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引用的单元格所包
含均为有效的数值。
Excel 中
妙用双击功能
1。巧分窗口。在垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个很扁的折叠起来的
按钮，双击（ 以下双击均指双击鼠标左键）它，可将当前窗口上下一分为二；若双击水平滚动条
右方的折叠起来的按钮，可将当前窗口左右一分为二。
2。调整列宽。单元格内的文本或数字在列宽不够时，超出宽度部分不显示或显示一行# ，这
时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的
列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。
3。快速移动。利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假如在 A1：A30 内有一连续
数据，若要使单元格指针从 A1 迅速移到 A30 ，只须用鼠标双击A1 单元格的下边框，单元格
指针则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上
向右快速移动，则双击单元格的右边框，向上向左快速移动。
4。填充有规律数据。某列 X 的相邻列（左或右列） 已有数据或文字，若要在X 列得到有规律
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的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：
要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，
然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；
若要得到等差数列，只须在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定
它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。
5。快速重命名。用鼠标双击工作表标签，可进行重命名操作。
Excel 中填充柄的几种用法
大家知道在使用 Excel 输入数据的时候，经常要输入许多连续或不连续的数据，如学生的
学号，货物的批号等等，如果采用手工输入的方法，将是一件非常麻烦而且容易出错的事情，
如果我们使用 Excel 中―填充柄‖ 的方法即可轻松快速输入许多连续或不连续的数据。
所谓“填充柄”就是在 Excel 中位于某区域上的一个小黑块（ 图 1），如果将鼠标指向它的时
候，鼠标的形状变为黑十字。拖动―填充柄‖可以将内容复制到相邻单元格中。下面以输入不连
续学号和连续学号为例分别介绍使用―填充柄‖拖拉填充的几种方法：
一、创建自定义填充序列后，输入第一个学号，再使用“填充柄”拖动（适用于大量、连
续或不连续的数据） ：如果经常输入大量的且不连续的数字及编号，如多个学年编号不同的学
号等等，可以创建自定义序列，具体方法如下：
首先，请选择“工具/选项‖菜单，在弹出的―选项‖对话框中单击― 自定义序列‖列表框中的―新
序列‖选项，然后在―输入序列‖编辑列表框中，从第一个序列（此处可以输入 98001~98010、
99001~9
