Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第87部分
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三、Excel XP 数据库速成
Excel XP 具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌，
下面介绍常用的数据库操作。
1．数据排序
Excel XP 第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关键字
参与排序、记录单等各种操作。
（1）文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel 提供了比较好的解决办法。如果你要将图
1 数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个
单元格，单击 Excel―数据‖菜单下的―排序‖命令打开对话框，再单击其中的―选项‖按钮。选中―排
序选项‖对话框―方法‖下的―笔画排序‖，再根据数据排列方向选择―按行排序‖或―按列排序‖，―确
定‖后回到―排序‖对话框。如果你的数据带有标题行（如―单位‖之类），则应选中―有标题行‖ （反
之不选），然后打开―主要关键字‖下拉列表，选择其中的―单位‖，选中排序方式（―升序‖或―降
序‖ ）后―确定‖，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于―第一名‖、―第二
名‖等文本的排序，请大家自行摸索。
（2 ）自定义排序
如果你要求 Excel 按照―金工车间‖、―铸造车间‖和―维修车间‖ 的特定顺序重排工作表数据，
前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击
Excel―工具‖菜单下的―选项‖命令，打开―选项‖对话框中的― 自定义序列‖选项卡。选中左边― 自
定义序列‖下的―新序列‖，光标就会在右边的―输入序列‖框内闪动，你就可以输入―金工车间‖、
―铸造车间‖等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就
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敲回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元格区域单击―导入‖，这些序列
就会被自动进入―输入序列‖框。无论采用以上那种方法，单击―添加‖按钮即可将序列放入― 自
定义序列‖ 中备用。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是你要打开“排序选项”对话框中的
“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”
对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。
2 ．数据检索
如果 Excel
XP 工作表中的数据字段很多时，查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕，此时可以采用
以下方法检索并查看：单击―数据‖菜单下的―记录单‖命令打开对话框（图 2 ）。
再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，并且“条件”按
钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件，如果在“序号”字段框内输入 12
回车，则序号为 12 的数据就会显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用》 、《 、》= 、
170‖ ，则表示检索总分大
于 170 的记录，回车后第一条大于 170 的数据就会显示在对话框中。继续单击―上一条‖或―下
一条‖按钮，可以查看检索出来的其他数据。
3 ．数据筛选
上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录，但是检索条件比较复杂时（如检索总分大
于 170 和小于 120 的纪录），这种检索方法就无能为力了。此时可以使用Excel
XP 提供的自定义筛选功能，操作方法是：单击―数据‖、―筛选‖子菜单下的― 自动筛选‖命令，
每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮，在下拉菜单中选
择― 自定义‖命令打开对话框（图 3 ）。
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单击第一行左侧的下拉按钮，选择其中的“大于”，然后在其右边输入 170；按相同方法在
第二行中选择―小于‖，并在右边输入 120，选中两行中间的―或‖后单击―确定‖按钮，工作表会
自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作，如果你要清除筛选
结果，只要将―数据‖、―筛选‖子菜单下的― 自动筛选‖前的选中标记去掉即可。
4 ．数据汇总
小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式，Excel
XP 分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中，单击―数据‖
菜单下的―分类汇总‖命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总，则应在
―分类字段‖ 中选中―班级‖ ，在―汇总方式‖ 中选择―求和‖ ，在―选择汇总项‖ 中选中―数学‖和―语
文‖ 。如果选中―汇总结果显示在数据下放‖，单击―确定‖按钮后汇总结果会显示在工作表数据
的下面，反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果，只要打开
―分类汇总‖对话框，单击其中的―全部删除‖按钮就可以了。
5 ．数据透视表
数据透视表是 Excel
XP 数据库功能的重要组成部分，它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩
工作表进行统计，计算所有学生的数学成绩总分，采用数据透视表可以快速完成任务。
单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导，首先选择数据源类型
和创建的报表类型，完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域，你
只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置，
可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。单击“完成”按钮，将“数据透视表字段列表”
中的“数学”拖入工作表的指定位置，Excel
XP 会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。
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6 ．数据查找
数据筛选的对象是工作表中的某条记录，这里介绍的查找对象则是单元格中的数据，Excel
XP 可以执行的查找有以下几种类型：
（1）普通查找
它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据，操作方法如下：单击“编辑”菜单中的“查
找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容，单击“查找下一个”
按钮，光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，Excel
XP 会弹出对话框告知用户。
（2 ）特殊查找
特殊查找可以找出包含相同内容（如文本）或格式的所有单元格，或者存在内容差异的单
元格，其操作步骤如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格，请选中含有文本任意
一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮，
选中“定位条件”对话框中的“常量”，再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后，所
有符合条件的所有单元格就会选中。
如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分，可以打开 “定位条
件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择 “行内容差异单
元格”；若要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中 “列内容差异单元格”，单击
“确定”按钮即可完成查找。
四、Excel XP 网络集成
1．Web 数据共享
Excel
XP 可以从网页中导入数据进行分析。你只须选择 “数据”、 “导入外部数据”子菜
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单下的 “导入数据”，在 “选取数据源”对话框中找到 Web 页，单击 “打开”按钮就可以将
其导入 Excel。当你进行过一次数据导入后，用鼠标右键单击打开的网页，可以看到快捷菜单
中增添了 “导出到 Microsoft
Excel”命令。如果希望从远程数据源导入数据，则应使用 “数据连接向导”，它可
以从Microsoft SQL
Server、开放式数据库连接（ODBC）以及联机分析处理（OLAP）等数据源中查找并
导入数据。
此外，Excel XP 可以直接粘贴 Word XP 表格，从而共享其中的数据，进一步扩大了
两者协同工作的范围。
2．E…mail 功能
Excel 的 “常用”工具栏带有一个 “电子邮件”按钮。单击它可以在当前窗口显示一
个邮件发送工具栏，其界面与 Outlook
Express 很相似，你只要输入收件人的 E…mail 地址和主题等，就可以将文件以附件
或正文的形式发送出去。作为正文发送时，只须填写对方的 E…mail 地址，并在 “主题”栏内
进行简单介绍，然后单击 “发送该工作表”按钮（如果你选中了工作表中的部分区域，该按
钮变成 “发送所选区域”）即可。当其他用户收到邮件后，可以直接对正文进行编辑修改，
处理完毕后用同样方法将文件发给你。单击 “附加文件按钮”，可以打开 “插入附件”对话
框，像 Outlook
Express 那样插入并发送附件。
3．网页保存和预览
Excel
XP“文件”菜单下有一条 “保存为 Web 页”命令，用户可以选择将工作簿或当前工
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作表保存为 Web 页（HTML、XML），还可以在工作表中添加交互功能。
Excel XP 内建了网页浏览功能，如果你想将工作表发布到网上，只要单击 “文件”
菜单下的 “Web页预览”命令，Excel
XP 就会自动调用 IE 打开工作表。
Excel XP 函数运用实例四则
实例一：身份证中信息的提取
1。持证人性别的判断：我们知道，旧身份证（15 位）号码的最后 1 位数值，表示持证人的性
别，若为奇数则为男，若为偶数则为女。我们利用 Excel 函数，对身份证号码进行适当处理，
即可自动判断持证人的性别，并将结果填入相应的单元格中（此处假定身份证号码保存在 B2
单元格中，结果填入 C2 单元格中） 。
（1）利用函数的嵌套来判断。在C2 单元格中输入公式：=IF（RIGHT（B2 ，1）=〃1〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃3〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃5〃，〃男〃， IF（RIGHT（B2 ，1）=〃7〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃9〃，〃男〃，〃女〃）））））。
（2 ）综合运用函数来判断。在C2 单元格中输入公式：=IF（OR（RIGHT（B2 ，1）=〃1〃，RIGHT（B2，
1）=〃3〃，RIGHT（B2 ，1）=〃5〃，RIGHT（B2 ，1）=〃7〃，RIGHT（B2 ，1）=〃9〃），〃男〃，〃女〃）。
在上面两个公式中，前一个是利用 IF 函数的嵌套来实现的，由于函数最多只能嵌套 7 层，
因而有一定的局限性，且比较麻烦；后一个公式由于采用了 OR 函数，既没有层数的限制，也
简单一些。
（3 ）运用其他函数来判断。我们在 C2 单元格中输入公式 ―=IF（RIGHT（B2 ，
1）/2=INT（RIGHT（B2，1
