Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第40部分
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实
在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？
选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话
框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确
定”退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中
的第 1 个中文输入法） 自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。
九、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢？那就往下看吧。
1。执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2。在“替换”下面的方框中输入“pcw ”（也可以是其他字符，“pcw ”用小写） ，在“替换
为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。
3。 以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw ”字符？此时可以不考虑“pcw ”的大小
写？，然后确认一下就成了。
十、在 Excel 中自定义函数
Excel 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成
CCXLVIII
…………………………………………………………Page 249……………………………………………………………
Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：
1。执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”菜单命令（或按“Alt＋F11 ”快捷键） ，打开Visual
Basic 编辑窗口。
2。在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块 1。
3。在右边的“代码窗口”中输入以下代码：
Function V（a；b；h）V = h*（a＋b）/2End Function
4。关闭窗口，自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？
1。执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的
图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。
2。在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域） 中拖拉，同时选中这些单
元格（区域） 。
3。按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选
中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）
下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了） 。
提示？衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
十二、用连字符“& ”来合并文本
如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“& ”就能
将它搞定（此处假定将 B 、C、D 列合并到一列中） 。
1。在 D 列后面插入两个空列（E、F 列） ，然后在D1 单元格中输入公式：=B1&C1&D1 。
2。再次选中 D1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 D 列下面的单元格中，B 、C、D
列的内容即被合并到 E 列对应的单元格中。
3。选中 E 列，执行“复制”操作，然后选中 F 列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开
“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E 列的内容（不是公
式） 即被复制到F 列中。
4。将 B 、C、D 、E 列删除，完成合并工作。
CCXLIX
…………………………………………………………Page 250……………………………………………………………
Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
提示：完成第 1、2 步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除 B 、C、D 列，公式
会出现错误。故须进行第 3 步操作，将公式转换为不变的“值”。 生成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或 VBA 的方法来实现，
这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。
此处假定学生成绩保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 单元格区域中，其中第 1 行为标题，
第 2 行为学科名称。
1。切换到 Sheet2 工作表中，选中 A1 单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（） ，3）=0，，
IF（0MOD？ROW（） ，3（=1 ，sheet1 ！A ū，INDEX（sheet1 ！A ：G ，INT（（（ROW（）＋4）/3）＋1） ，
COLUMN（）））） 。
2。再次选中 A1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 B1 至 G1 单元格中；然后，再同
时选中 A1 至 G1 单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至 G185 单元格中。
至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。
3。调整好行高和列宽后，同时选中 A1 至 G2 单元格区域（第 1 位学生的成绩条区域） ，按“格
式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为
选中的区域添加边框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作） 。
4。 同时选中 A1 至 G3 单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住
鼠标左键，自A4 拖拉至 G186 单元格区域，为所有的成绩条添加边框。
按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。
十四、Excel 帮你选函数
在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel 的“搜索函数”功能可
以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。
执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入
要求（如“计数”） ，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并
显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函
数。
十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3〃〃）某个
单元格的内容，可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按
CCL
…………………………………………………………Page 251……………………………………………………………
Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重
复前述操作，添加其它“监视点”。
以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的
数据和相关信息。
十六、为单元格快速画边框
在 Excel 2002 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002 对此功
能进行了全新的拓展。
单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边
框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。
单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中
拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。
提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边
框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏
右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一
功能还可以在单元格中画上对角的斜线。
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元
格中你却输入了数字的时候，Excel 就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现
这一功能，对 Excel 来说，也并不难。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我
们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。
在“设置”卡片 “有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下
拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4 ”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输
入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输
入文本非法！”和“请输入四位数年份。”字样。
很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel 就会弹出示的警告对
话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧？其实，
在 Excel 的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，
“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让
CCLI
…………………………………………………………Page 252……………………………………………………………
Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
你的 Excel 展示出与众不同的光彩呢。
十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开 Excel ，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出 Excel 除了拥有
强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首
先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样
的内容。
那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按
住 Shift 键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按
住 Ctrl 键进行点选） 。此时，我们看到 Excel 的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们
就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，
我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改
变格式该怎么办呢？首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”
选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel 会弹出“填充成组工作表”的
对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都
改变了。
十九、改变文本的大小写
在 Excel 中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函
数。不要以为 Excel 中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel 都有对它
编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
在 Excel 2002 中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER（源
数据格） ”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（ 源数据格） ”，将文本全部转换成小写；
“=PROPER（源数据格） ”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。
例如，我们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的“excel ”，然后在目标单元格中输入
“=UPPER（A1） ”，回车后得到的结果将会是“EXCEL ”。同样，如果我们在A3 单元格中输入
“mr。weiwei ”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3） ”，那么我们得到�
