Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第192部分
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三。分数排行：
如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操
作步骤如下：先选中所有的数据列，选择―数据→排序‖，然后在弹出―排序‖窗口的―主要关键
字‖下拉列表中选择―总分‖，并选中―递减‖单选框，在―次要关键字‖ 下拉列表中选择―姓名‖，
最后单击＇确定＇按钮
四、控制数据类型
在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的
数据。幸好 Excel 2003 具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。先选择某些特定单元格，
然后选择―数据→有效性‖，在―数据有效性‖对话框中，选择―设置‖选项卡，然后在―允许‖框中
选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之
间等等（如图 3 所示）。另外你可以选择― 出错警告‖选项卡，设置输入类型出错后以什么方式
出现警告提示信息（如图4 所示）。如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。怎么样，现
在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。
1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？
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例如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部
再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，
那么我们可以用下面的办法，省时又省力：
1）假设证书号在A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B 列 ； 2 ）在B2
单元格写入： =〃13〃 & A2 后回车； 3 ）看到结果为
13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2 位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左
键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。
若是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2 & ―13‖ 后回车。
2 、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？
打开―工具‖，选―选项‖，再选―常规‖，在―最近使用的文件清单‖下面的文件个数输入框中改变
文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将―最近使用的文件清单‖前的复选框
去掉即可。
3、在EXCEL 中输入如― １１‖、― １２‖之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形
式，怎么办？
这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的―格式‖菜单，选―单
元格‖，再在―数字‖菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
4 、在EXCEL 中如何使它象WORD 一样的自动定时保存文件？
点击―工具‖菜单― 自动保存‖项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在―工具‖菜单下没有― 自
动保存‖菜单项，那么执行―工具‖菜单下―加载宏。。。‖选上― 自动保存‖，―确定‖ 。然后进行设置即
可。
5、用Excel 做多页的表格时，怎样像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几
行）是一样的。
但是不是用页眉来完成？
在 EXCEL 的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按
下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即 可。这样 Excel 就会自动在各页上加上你划定的部
分作为表头。
6、在Excel 中如何设置加权平均？
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平
均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如
单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分
母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。
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7、如果在一个Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页
脚？如何才能一次打印多个工作表？
把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel 自动设置的名称是―sheet1、sheet2、
sheet3。。。。。。。‖ ），然后点右键，在弹出的菜单中选择―选择全部工作表‖ 的菜单项，这时你的所有
操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。
8、EXCEL 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了；可要是手动一个一个改序号实
在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作 EXCEL 表格时就应将
序号这一字段与其他字段分开，如在―总分‖与―排名‖之间空开一列，为了不影响显示美观，可
将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。
9、用Excel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资。。。。。。。），
想输出成工资条的形式。
这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工
作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条
的高度即可。
使用自定义方式重装了一遍中文 office97，Ｅxcel 的打印纸选项中只有A4 一种，怎么办？随
便安装一个打印机驱动程序就可以了。
10、在Ｅxcel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于
事，该怎么办？
这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Ｗ
indows 的控制面板中，点击―区域设置‖ 图标，在弹出的―区域设置属性‖对话面板上在―区域设
置‖里选择― 中文（中国）‖，在―区域设置属性‖对话面板上在―数字‖属性里把小数点改为―。‖ （未
改前是―，‖ ），按―确定‖按钮结束。这样再打开 Excel 就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域？
使用 F5 键可以快速选取特定区域。例如，要选取 A2 ：A1000 ，最简便的方法是按F5 键，
出现―定位‖窗口，在― 引用‖栏内输入需选取的区域 A2 ：A1000 。
12、如何快速返回选中区域？
按 Ctr＋BacksPae （即退格键）。
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13、如何快速定位到单元格？
方法一：按 F5 键，出现―定位‖对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市―确定‖
按钮即可。
方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。
14、―Ctrl ＋*‖的特殊功用
一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按
下 Ctrl ＋* 键可选定整个表格。Ctfl ＋* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐
射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
15．如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？
有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜
色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含
公式的单元格：
16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？
选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl ＋ Ener 键，即可实现在选定的单元格区域中一次
性输入相同的值。
17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？
如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷
键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr ＋ A 键，Excel 则自
动进入―函数指南——步骤 2 之 2‖ 。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上
述方法显得特别有用。
18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？
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按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。
具体方法是：选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指
针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会
变为一个水平―工‖状标志，左右拖拉时会变为垂直―工‖状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选
定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。
19、如何让屏幕上的工作空间变大？
可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化 Excel 窗口，或者在―视图‖菜单中选择―全屏显
示‖命令。
20 、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个
区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。
21 、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选
定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。
22 、如何防止Excel 自动打开太多文件？
当 Excel 启动时，它会自动打开 Xlstart 目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，
Excel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于 Xlstart 目录下的文件
移走。另外，还要防止 EXcel 打开替补启动目录下的文件：选择―工具‖ ＼―选项‖ ＼―普通‖，将
―替补启动目录‖一栏中的所有内容删除。
23 、如何去掉网格线？
1）除去编辑窗口中的表格线
单击―工具‖菜单中的―选项‖，再选中―视图‖，找到―网格线‖，使之失效；
2 ）除去打印时的未定义表格线
有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格
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线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是
一些所谓的― 电脑‖VCD 中编辑的Excel 表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击―文件‖、
―页面设置‖、―工作表‖菜单，点击一下―网格线‖左边的选择框，取消选择―网格线‖就行了。
24 、如何快速格式化报表？
为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用 Excel 预设
的表格样式。方法是：选定操作区域，选取―格式‖菜单中的― 自动套用格式‖命令，在格式列表
框中选取一款你满意的格式样式，按―确定‖按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括―数
字‖、―边框线‖、―字体‖等 6 个―应用格式种类‖选项，
