Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第184部分

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右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的　

“小数位数”　中输入需要的），程序就会自动以0　补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果　

设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。　　　　

2。2。26　　对不同类型的单元格定义不同的输入法　　在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和　

汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了　

编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让　Excel　针对不同类型的单元格，实现输入法的　

自动切换：　1。选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话　

框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮；　2。同样，　

选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，　

在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。　　此后，当插入点处于不同的单　

元格时，Excel　会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。　　　　

2。2。27　　在　Excel　中快速插入Word　表格　　1。打开　Word　表格所在的文件；　2。打开要处理　Word　表　

格的　Excel　文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域；　3。选中　Word　

中的表格；　4。按住鼠标左键，将表格拖到　Excel　窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置　

即可。　　　　

2。2。28　　设置单元格字体　　选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式　

→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可。　　

另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列　

的宽度，以显示单元格中所有数据。　　　　

2。2。29　　在一个单元格中显示多行文字　　选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，　

在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“　自动换行”复选框即可。　　　　

2。2。30　　将网页上的数据引入到　Excel　表格　　网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到　

Excel　中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到　Excel　中，或者可以　

选中信息并将其拖放到　Excel　中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会　

显得非常简单并且异常快捷。在　Excel　2002　中，你可以像使用　Excel　工作表那样打开　Html　

文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。　　　　



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2。2。31　　取消超级链接　　下面介绍两个方法，让你方便地取消　Excel　中的超级链接。　　1。如果正　

在输入　URL　或　E…mail　地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击　

智能标记选择“撤消超链接”命令即可。　　2。如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，　

在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。　　　　

2。2。32　　编辑单元格内容　　双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完　

成后若要确认所做的改动，按　Enter　键即可；若取消所做的改动，按　Esc　键。另外，你还可以　

单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。　　　　

2。2。33　　设置单元格边框　　选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”　

选项卡，然后在“样式”　中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”　中指定不同的颜色，再　

单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。　　要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单　

击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框”　　和“　内部”按钮，边框　

应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。　　　　

2。2。34　　设置单元格文本对齐方式　　选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，　

单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。　　　　

2。2。35　　输入公式　　单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号），若单击了“编辑公式”　

按钮或“粘贴函数”按钮，Excel　将插入一个等号，接着输入公式内容，按　Enter　键。　　　　

2。2。36　　输入人名时使用“分散对齐”　　（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　表格中输入人　

名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但　

是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格　

→对齐”，在“水平对齐”　中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单　

就做好了。　　　　

2。2。37　　隐藏单元格中的所有值（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　有时候，我们需要将单元格　

中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令，选择　

“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“　自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“；；；”（3　

个分号）即可。　　提示：你也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、　

负数、零和文本　4　个部分组成。这　4　个部分用　3　个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不　

会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。　　　　

2。2。38　　恢复隐藏列　　通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜　

单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法：将鼠标指针放置在列标的分割线　

上，例如，若隐藏　B　列，则将鼠标指针放置在列A　和列　C　的分割线上，轻轻地向右移动鼠标　

指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开　

隐藏的列。　　　　

2。2。39　　快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　中　

隐藏行或列；　　通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现；　　或者是选中行号或列　

标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成；　　对于分散的单元格区域；　　可以这样快速隐藏：　　快速隐藏　

选中单元格所在行：“Ctrl　＋　9”　　快速隐藏选中单元格所在列：“Ctrl　＋　0”　　取消行隐　

藏：“Ctrl＋Shift＋9”　　取消行隐藏：“Ctrl＋Shift＋0”　　　　

2。2。40　　彻底隐藏单元格　　在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是　

如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低　

了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”　

命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），　

这样就可以避免上面所发生的情况了。　　　　

2。2。41　　用下拉列表快速输入数据　　如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历（小　

学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士）、职称（技术员、助理工程师、工程师、高　



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级工程师）等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。　

具体方法为：　　选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”　

对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉　

列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下　

拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的　

下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。　　　　

2。2。42　　快速输入自定义短语　　使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条　

短语时，“　自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“　自动更正”项目的方法如下：单击“工具　

→　自动更正选项”命令，在弹出的“　自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“　电脑报”，在“替　

换为”框中键入要替换的内容，如“　电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表　

中，单击“确定”退出。以后只要输入“　电脑报”，则“　电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。　　　　

2。2。43　　设置单元格背景色　　选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击　

“　图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“　图案”　

下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。　　　　

2。2。44　　快速在多个单元格中输入相同公式　　先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl＋Enter”　

组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。　　　　

2。2。45　　同时在多个单元格中输入相同内容　　选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻　

的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl＋Enter”键即可。　　　　

2。2。46　　快速输入日期和时间　　当前日期　　选取一个单元格，并按“Ctrl＋；”　　当前时间　　选取一个单　

元格，并按“Ctrl＋Shift＋；”　　当前日期和时间　　选取一个单元格，并按“Ctrl＋；”，然后按空格键，最　

后按“Ctrl＋Shift＋；”　　注意：当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想　

自动更新信息，你必须使用TODAY　和　NOW　函数。　　　　

2。2。47　　将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间　　如果你想要将一块复制的单元格插入　

到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成：　　选　

择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区　

域，然后按下“Ctrl＋Shift＋　＋”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定”　。　

现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。　　　　

2。2。48　　在　Excel　中不丢掉列标题的显示　　你是否希望不论将　Excel　电子表格滚动到哪里都能够　

看到列标题？这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法：　　选择紧邻列标题的下一行，单击　

“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标　

题会保持可见。　　　　

2。2。49　　查看与日期等效的序列数的值　　Excel　将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期　

等效的序列数的值，通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方　

法：选择包含日期的单元格，然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮（即逗号形状的按　

钮），Excel　将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。　　　　

2。2。50　　快速复制单元格内容　　选中下面的单元格，按“Ctrl＋'　（为英文状态下的单引号）”组合键，　

即可将上一单元格的内容快速复制下来。　　　　

2。2。51　　使用自定义序列排序（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　排序对话框中选择主　

要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺　

便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再　

转置。　　　自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义　

排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。例如，要根据列　A　或列　B　进　

行排序，可先根据列　B　排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序，下一步就是根　

据列　A　排序。　　　　



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2。2。52　　快速格式化　Excel　单元格　　如果想要快速访问　Excel　中的单元格格式对话框，以更改诸　

如字样、对齐方式或边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl＋1”组合键，就可以　

打开“单元格格式对话框”　。　　　　

2。2。53　　固定显示某列　　不少人在工作中用　Excel　做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行　

信息不能同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可　

以解决这个问题：首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命