Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第157部分
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小提示
可以双击该幻灯片，更改标题、编辑现有项或添加新项来做进一步修改和完善。
快速重复上一动作
在 PowerPoint 中有时会进行很多的重复动作，不过，在执行了一个动作后，只要按下
F4 键即可重复这个动作。F4 键只是重复最后一个动作，并不能记录一系列动作，因此不能用
它来完成多于一个动作的操作。
再给我多几味后悔药
知道，Windows 中的 “撤消” （Undo）功能确实为带来了很多的方便。但默认情况下，
PowerPoint 的撤消操作次数最多只有 20 次。不过，完 全可以自行定义可撤消的次数：选择
“工具”→“选项”，然后在弹出对话框中单击 “编辑”标签，再在 “最多可取消操作数”后
在设置一个适当的次数为止。要注 意的是，一般设置为三四十次即可。如果设置得太多，会
影响机器的性能；另外，PowerPoint 撤消操作次数限制为 150 次。
用我的默认文件夹
可能很多并不喜欢把所有文件都保存在 “我的文件”文件夹中，因为它位于 C 盘，弄
不好，机器就会崩溃，会造成数据丢失。这时，可以在另外的分区上建立一个文 件夹，如
D：MyPPT。然后启动PowerPoint，再选择 “工具”→“选项”，在弹出对话框中单击 “高级”
标签，然后在 “默认文件位置”中输入路 径名称 “D：我的幻灯片”，然后单击 “确定”关闭
对话框即可。这样，以后在 PowerPoint 中保存演示文稿时，系统会自动转到D：MyPPT 文件 夹
下。
保存早期 PowerPoint 版本
虽然现在 Office XP 已经很普及了，而且微软也准备在明年发布Office 11，但是仍
有很多的地方在使用老版本的 Office，如 Office 95/97，甚至更早。不过，在PowerPoint
中制作完幻灯片后，可以选择 “文件”→“另存为”，弹出的 “另存为”对话框中的 “保存类
型”列表中，可以选择演示文稿的保存类型，如 PowerPoint 4。0。PowerPoint 95。PowerPoint
97…2002 & 95 等。在做出文件类型的选择后，输入文件名，按下 “保存”按钮即可。
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你还可以指定保存演示文稿的默认格式：选择 “工具”→“选项”，并单击打开对话
框中的 “保存”标签，在 “将 PowerPoint 文件存为”下拉列表框中选择相应的格式即可。
小提示
在转换时，Microsoft Graph 图表也可以自动转换，以便在早期的版本的Microsoft
Graph 中打开和编辑。如果不希望图表转换，可在 “保存”选项卡上，清除 “保存为早期版
本时转换图形”复选框的复选标记。
将最喜欢工作视图作为默认视图
PowerPoint 的默认编辑视图是普通视图，并带有 “幻灯片”和 “大纲”子窗口、备注
窗格和幻灯片窗格。如果你更喜欢其他的默认视图（如，只有幻灯片 窗格，而没有幻灯片缩
略图、大纲或备注等），也可以自定义默认视图：选择 “工具”→“选项”→“视图”，然后
在 “默认视图”下边的下拉列表中，选择所需的 视图即可。当然，如果选择 “保存在文件中
的视图”，那下次打开PowerPoint 时，将会使用保存在当前文件中的精确视图。
在 Authorware 中使用PowerPoint 文件
Authorware 和 PowerPoint 是两种常用的课件制作软件，Authorware 功能强大，交互
性强，而 PowerPoint 在制作字幕和图 像处理方面较为方便，这两者结合能够制作出使用更加
灵活、操作更加方便的多媒体课件。下面将告诉大家如何在 Authorware 调用 PowerPoint。
启动 PowerPoint，并建立一个用于链接到Authorware 中的演示文稿文件，命命名为
link。ppt。接着打开Authorware，并拖动一个显示图标到流程线上，双击该显示图标打开展
示窗口，再选择 Insert→OLE Object 命令，此时将会显示 Insert Object 对话框。选择 “从
文件创建”，输入框中单击 “浏览”按钮找到要先前制作的 PowerPoint 文件 link。ppt，选中
其下的 “链接”复选框，单击 “确定”按钮可将 link。ppt 插入到当前文件中，展示窗口中会
出现 link。ppt 幻灯片的第一屏内容。
此时，选择 Authorware 中的Edit 菜单，再选择 “Linked 演示文稿 OLE Object ”，
选择 Attributes 选项，屏幕上将会出现 Object Attributes 对话框。选择 Activation Trigger
下拉列表框，选择 Single Click 项，再选择 Trigger Verb 下拉列表框，从中选择 “放映”项，
并注意在对话框下方选中 Package as OLE object 复选框。
设置完成后，单击 “确定”按钮即可设置放映的方式为单击放映。
这样，运行 Authorware，在屏幕上单击PowerPoint 相应的图标，即可播放幻灯片。
用这一方法制作成的多媒体课件，同时具有 Authorware 和 PowerPoint 两种软件的优点，所
插入的幻灯片如需修改、增添内容，只需对插入的幻灯片对象直接进行修改即可。
在 PowerPoint 中插入几何画板文件
用过几何画板的人都知道，该软件提供的很多专业功能非常强大。只是界面有些欠缺，
而 PowerPoint 则被广泛地应用于很多领域。不过，完全可以在 PowerPoint 中插入几何画板文
件，制作出几乎完美的课件。
先安装这两个软件，然后在 PowerPoint 和几何画板中把相应的文件制作完毕。再启动
PowerPoint，打开绘图工具栏，选择 “自选图形”→“动 作按钮”，再用鼠标画出一个按钮，
插入按钮后，PowerPoint 会自动打开 “动作设置”对话框，在 “单击鼠标”选项卡中的 “超
链接到”下拉框中选择 “其他文件”，再在 “超级链接到其他文件”对话框中找到先前制作
的几何画板文件，单击 “确定”按钮即可。
经过上述设置后，在幻灯片放映时，只要单击刚刚新添加的按钮，即可快速打开相应
的几何画板，而关闭几何画板后便立即返回到刚才的幻灯片中，非常方便。
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演示文稿合并技巧
此功能与 Word XP 中的文档合并非常类似，你可以将多个PowerPoint XP 演示文稿合
并成一个，而且每一部分仍保持原来的外观：先打开一个 PowerPoint 演示文稿，选择 “工
具”→“比较并合并演示文稿”，在对话框中找 到待合并的目标文件，单击对话框中的 “合
并”按钮。按提示继续操作，目标文件的所有幻灯片即插入当前选中的幻灯片之前，保存后就
会成为一个新的演示文稿。
幻灯片浏览技巧
用鼠标选中大纲视图或幻灯片缩略图中的幻灯片，可以拖动并直接插入横线指示的新
位置。PowerPoint 的大纲视图和幻灯片缩略图整合为普通视图，只需 单击 “普通视图”左侧
的选项卡标签，就可以看到幻灯片的大纲视图或幻灯片缩略图。选中其中的任意一张幻灯片，
按上下方向键能顺序浏览演示文稿中的所有幻灯 片。
添加并设置页眉
PowerPoint 大家平时只用它来制作演示文稿，很少有人给自己的演示文稿添上页眉页
脚的。其实，PowerPoint 也为演示文稿准备了很强的页眉 和页脚功能：只要选择
PowerPoint“视图”菜单下的 “页眉和页脚”，就会弹出 “页眉和页脚”对话框。在这个对话
框中有两个标签，一个是 “幻灯片” 标签，另一个是 “备注和讲义”标签。在 “幻灯片”标
签中可以在 “幻灯片包含内容”中看到一个复选框 “日期和时间”，如果这个复选框被取消，
那么其下的两个 单选框将不能够被激活。把它选中，并且选中 “固定”复选框，然后即可在
固定的文本框中输入日期如 “2002年 5 月 15 日制作”等信息，这样幻灯片页眉就设 置好了。
但使用这种方法生成的是 “固定”日期，还可以选中 “自动更新”单选框，然后在其下找到一
种合适的时间格式，以后页眉上的日期信息就会随系统而自动 更改。
添加并设置页脚
选中 “页脚”复选框，就能自行设置页脚内容，如现在可输入 “太子梦幻主页制作”
等信息。另外，在 “页脚”的最下方还有一个 “标题幻灯片中不显示”复选框， 如果选中它，
那么在 “标题幻灯片”中将不会显示页眉和页脚。而如果不选中这个复选框，那么 “标题幻灯
片”将被显示，而且会显示在幻灯片的页眉上而不是页脚 上！即如果的幻灯片中没有 “标题
幻灯片”，那么设置的 “页眉和页脚”信息只会被放置到页脚部分，而不会放置到页眉部分。
这一点，务必注意。
设置备注和讲义
设置完了幻灯片的 “页眉页脚”，让再来看看 “备注和讲义”标签中的内容。它主要
是用于调整幻灯片备注和讲义的页眉和页脚，其使用方法和使用幻灯片标签是一样的，不再重
复说明。
取消快速保存减肥文档
选择 “工具”→“选项”，在弹出的对话框中单击 “保存”标签，再选中 “允许快速
保存”复选框，再单击 “确定”关闭对话框就可以了。
由于PowerPoint 的 “快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因
此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。取消了 “快速保存”功能，不保存这些信
息，因此可以用它来减肥。
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另存文件减肥法
选择 “文件”→“另存为”，再把当前PowerPoint 文件另存一下即可让 PowerPoint
文件减肥，效果绝对立竿见影！
减小图片的长宽
首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多少。如果图片比显示器屏幕
区域还大，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、 Microsoft Photo
Editor、PhotoShop 等图形工具中都可以将图片缩小。一幅 BMP 图片，长和宽都缩小到 50％后，
文件能减小四倍。
图片建议保存为JPG 文件
有时拿到两份同样几十页的 PowerPoint 文件，而且图片数量、质量都差不多，但它们
的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。 如果原图片尺寸很大，
最好用图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成 JPG 等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图
片中无用的内容剪裁掉。
插入 WMF 格式文件令文档更小
如果插入的图片是 WMF 格式的剪贴画，那 PowerPoint 文件也将会很小。
内部压缩法
为了减少幻灯片占用的空间，用户必须采用事先压缩图片等手段，影响了幻灯片的制
作速度。为了解决这个问题，PowerPoint XP 增加了图片压缩功能，用户可以压缩幻灯片中的
一幅或者多幅图片，而且不影响图片的质量。具体操作方法是：鼠标右键单击幻灯片中的图片，
选择快捷菜单中 的 “设置图片格式”，然后单击 “图片”选项卡中的 “压缩”按钮。你可以
在 “压缩图片”对话框中设置压缩的范围（选中的图片还是文档中的所有图片），选择或 更
改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。
使用链接的对象代替嵌入对象
将对象嵌入到 Word 文档中后，可以将原对象删除，这样显然是方便了许多。但这一方
面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的
内容改变时，方便地更新PowerPoint 文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。
周末我在关岛（在大阪的东南，距离三小时的路程）快速地阅读了一本关于如何更好的运用
Powerpoint 幻灯片来进行演讲的书——由Stephen Kosslyn 编写的《简明扼要：八条运用
Powerpoint 演讲的心理学原理 （Clear and to the point： 8 psychological principles for
pelling powerpoint presentations）》。 我很高兴将它列入我的图书列表中，因为它非
常值得。也许书中一些内容对你来说已不新鲜，但这些来自哈佛大学一位有地位、有威望的�
