Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第127部分
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式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。
要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从―格式‖工具条的―样式‖下拉列表框选
择样式。如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住―Shift键‖就可以显示出
完整的样式清单。如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式——―标题1‖、―标题2‖、―标
题3‖ 的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是：―Ctrl＋Alt＋1‖ 、―Ctrl＋Alt＋2‖ 、
―Ctrl＋Alt＋3‖（如图1）。
用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。要生成内容目录，你只需把
光标移到要插入目录的位置（通常是文档开头） ，然后选择菜单―插入/索引和目录‖，选择― 目录‖
选项卡，点击―确定‖按钮。Word将自动在光标所在位置插入一个目录。
用结构图快速导航
用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。
要查看文档结构图，请选择菜单―视图/文档结构图‖ ，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题
列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。
如果你使用的是Word 2000 ，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。内
容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相
应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下―Ctrl＋Home‖键即可。
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导航大型文档的另外一种方法是使用―编辑‖菜单的―查找‖功能查找特定的文字。例如，假设你
要查找文档中介绍―购机选择‖ 的那一部分，你可以直接搜索―购机选择‖这几个字。倘若文档中
这几个字出现次数不是很多，在―查找和替换‖对话框中你可以点击―查找‖ 以及―查找下一次‖按
钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击―取消‖按钮即可。
为图形加上题注
当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在Word 中，为图形
加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单―插入/题注‖，在对话框中输入对图形的说
明，最后点击―确定‖，Word将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以后在这个图形之前
加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修改图形编号。
如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光标移到
需要插入题注引用的地方，选择菜单―插入/交叉引用‖，从― 引用类型‖列表，选择― 图表‖（如图
3），从―引用内容‖列表选择你想要的引用类型，在―引用哪一个题注‖ 中选择正确的题注，最后
点击―插入‖按钮。现在文档中插入了对指定图形题注的引用。如果由于图形的前面加上或者删
除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。
6、WORD 的六项重要设置
1。度量单位
word 中的度量单位有厘米、毫米、磅（1厘米约等于28。35磅） 、英寸和十二点活字（1个十二点活
字等于12磅）五种。可在―工具→选项‖ 的―常规‖选项卡上选定使用哪一种度量单位。
―度量单位‖下拉列表框的下面还有一个―使用字符单位‖复选框，如果将其选中，无论选定了哪
种度量单位，视图标尺上的刻度值是―字符‖ ；―格式‖→―段落‖对话框的―缩进和间距‖选项卡上
―缩进‖ 以―字符‖来度量，―段前‖、―段后‖ 以―行‖来度量。
2。取消word97不支持的功能
在―工具→选项‖ 的―保存‖选项卡上有一个―取消word97不支持的功能‖ 的复选框。
一旦选中该复选框，就无法使用word97不支持的功能，如在表格单元格中插入表格的功能。
具体表现为：当光标移入表格单元格中后，―表格→插入‖选单下的―插入表格‖命令以及表格工
具栏上―插入表格‖按钮无法使用。
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3。 即点即输
在―工具→选项‖ 的―编辑‖选项卡上有一个―即点即输‖选项区，共有两项设置，即―启用即点即
输‘‖复选框和―默认段落样式‖下拉列表框。需使用即点即输功能，则应选中―启用即点即输‘‖
复选框，然后在―默认段落样式‖下拉列表框中选定所需的段落样式（缺省值为―正文‖） 。
4。嵌入truetype字体
当文档中包含某些特殊字体（ 一般 电脑上不安装的字体） ，如office2000 所带的繁体字
———mingliu ，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入
truetype字体。方法是：将―工具→选项‖ 的―保存‖选项卡上的―嵌入truetype字体‖复选框选中。
由于一个truetype字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入truetype字体后，文档长
度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中―只嵌入所用字符‖复选框，则
文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容。
5。首行缩进
是否选用首行缩进功能，可在―段落‖→―缩进和间距‖→―特殊格式‖下拉列表框中设定。如果不
选用，则必须将―工具→自动更正‖ 的―键入时自动套用格式‖和― 自动套用格式‖选项卡上的―首
行缩进‖复选框取消。
如果选用首行缩进功能，则选中―工具‖→―选项‖对话框―常规‖选项卡上的―使用字符单位‖复选
框。这样―首行缩进‖ 的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定―度
量值‖ 的工作。
6。文档网格
在―文件→页面设置→文档网格‖选项卡上有四种选择，即：―无网格‖、―只指定行网格‖（默认） 、
―指定行网格和字符网格‖和―文字对齐字符网格‖ 。用户可以根据编辑文档的类型，选用其中的
某一种。
编辑普通文档时，宜选择―无网格‖ 。这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样
式中的规定一致。
编辑图文混排的长文档时，则应选择―指定行网格和字符网格‖ 。否则重新打开文档时，会出现
图件不在原处的情况。
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7、利用Word 2000 阅读电子文档
时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook 、e…book
之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动
滚屏以方便阅读。其实Word 2000 比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word
2000变成一款〃读书软件〃。
第一步：打开将要阅读的文档，选择＇工具＇菜单中的＇选项＇命令，然后单击＇常规＇标签，在〃常
规选项〃中将〃蓝底白字〃选上。这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，
如ReadBook 。
第二步：单击＇视图＇菜单中的＇网络线＇命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目
的是为了便于阅读。
第三步：选择＇工具＇菜单中的＇ 自定义＇命令，在弹出的＇ 自定义＇对话框中单击＇命令＇标签，在〃
类别〃一栏中选择〃所有命令〃并用鼠标在〃命令〃一栏中将〃AutoScroll〃拖至工具栏中任一位置，
这时出工具栏上便会出现〃 自动滚动〃快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚
动条中变成一上一下的两个〃〃和〃▼〃。
向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏；同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。离垂直滚动
条顶端或底端越近，卷屏速度越快；离滚动条中点越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速
度，然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉！读到精彩之处，想要停下来细看怎么办？没关系，
随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可。今天读不完，可以选择＇插
入＇菜单中的＇书签＇命令做个书签，保存起来留作下次读书时备用。
怎么样，这款〃读书软件〃还够格的吧？事实上我宁愿用Word 2000来读书，不仅因为它的实质
性功能一点儿都不比专业的读书软件差，还因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要
多得多，而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word 2000照样支持，平常的读书软件则显得
无能为力。使用Word 2000 的另一大理由是它还支持BIG5码。
8、巧用格式刷快速设置段落和文字格式
在WORD 的常用工具栏中有一个―格式刷‖按钮，它的功能就是将某一段落和文字的排版格
式复制给另一段落和文字。因此通过格式刷可以实现以某一段落或某几个文字的排版格式为蓝
本，将其它段落或文字均设置成此格式。方法是：对于段落，先将光标停在源段落（蓝本），
然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把小刷子，这时只需将刷子在目标段落上单击一下，
目标段落格式便与源段落格式变成一致；对于文字，先将源文字标记成块，然
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后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把刷子，这时只需将目标文字标记成块，则目标文
字的格式与源文字变成一致。但这样每次只能刷一次，若在点―格式刷‖按钮时双击，使其处于
被按下的状态，则可以接连刷若干次，（要取消格式光标时，只需按ESC键或再次单击―格式
刷‖按钮）这对于要将多个格式比较复杂、位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时，效
率很高，免去了重复为每一个对象设置格式的麻烦。另外有兴趣的朋友可钻研一下―样式‖，利
用它也可省去不少重复的操作。
9、利用矩形区域块（列块）完成一些特殊功能
在WORD 中要将文字、段落标记成块，可能大多数用户已经很熟练，可还有一个有用功能未
必大家都知道，那就是标记矩形区域块，方法是：先按ALT键不放，然后按住鼠标左键在文档
区内画一个矩形区域，即可标记一个矩形块。然后对这个块可像其它块一样进行各种块操作。
这种方式在文档内容需要以列块方式操作时很有用。例如当文档内容中含有多个列数据（但又
不宜采用表格），需要对各列进行移动、复制或改变列的间距等操作时。
10、WORD 中样式的使用
Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的外观。
在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描述其结
果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式，
你可以调整已有样式的格式设置。
1。创建新样式
①选定要将其格式保存为样式的文本。
②单击―格式‖菜单；单击―样式‖，然后单击新建。
③键入简短的、描述性名称。
④单击―样式类型‖下拉箭头，然后单击―段落‖，在样式中包括所选文本的行距和页边距，或者
单击―字符‖，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。
⑤单击―后续段落样式‖下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。
⑥单击―添至模板‖复选框，将新样式保护到当前模板中。
⑦单击―确定‖ 。
⑧单击―应用‖或―关闭‖ 。
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浏览不同的样式列表。
在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所有样
式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。
2。更改老样式
①单击―格式‖菜单；然后单击―样式‖ 。
②单击要更改的样式。
③单击―更改‖ 。
④单击格式，然后单击要更改的格式类型。
a、要更改字符―格式‖；例如字体类型和粗体；你可以单击字体。
b 、要更改行距和缩进，你可以单击段落。
⑤选择所需的格式选项，然后单击确定。
⑥检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。
⑦单击―确定‖ 。
⑧单击―应用‖或―关闭‖ 。
提示：
使用样式节省时间。
一旦你用样式设置了文�
