Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第120部分
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录制一个宏的名字为―通讯地址‖，然后开始录制宏。过程如下：
启动Word并选择菜单行的工具栏，点击―宏‖菜单项；点击―录制新宏‖ ；出现宏的
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录制画面，见图1。填写宏的名称―通讯地址‖后点击＇确定＇开始录制宏。此后，可以输入地址
内容，然后停止录制。在录制宏的画面中，有两个命令按钮和一个图标。一个命令按钮是―结
束宏的录制‖ ；另一个命令按钮是―暂停宏的录制‖ 。一个图标是―宏正在录制的标志‖ 。图2是宏
录制时的画面。
宏的维护
录制宏之后，如果某一宏的内容需要修改，或者某一个不需要的宏被删除时，请按如下步骤操
作：
打开菜单的―工具‖栏，点击―宏‖选项，再点击―宏‖项就打开了宏管理的对话框。我们可以用＇编
辑＇按钮进行宏内容的编辑，使用＇删除＇按钮删除将要被删除的宏。
宏的使用
1、利用菜单使用宏
利用菜单使用宏的过程非常简单（但不是很方便）。其过程同宏的维护过程，打开宏维护的对
话框，选择宏的名字，点击＇运行＇即可。
2 、创建与使用快捷图标
快捷图标使用简单，而且快速，我们只需要点击宏的快捷图标即可执行宏。建立宏快捷图标的
过程如下：
打开菜单―工具‖栏，点击― 自定义‖选项。在自定义对话框的左边下拉列表中寻找并点击―宏‖选
项，见图4 。把对话框右边的宏使用鼠标拖到Word 的快捷图标栏上，即可完成宏快捷图标的创
建。
3、宏快捷图标的更改
在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹
出下拉菜单后点击―更改按钮图标‖项，出现系统提供的多个按钮图标供选择。
4 、宏快捷图标的删除
在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹
出下拉菜单后点击―删除‖项，即可把不需要的宏快捷图标删除掉。
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一分钟驾驭word 高效经典教程5
1、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点
按下―Shift＋F5‖组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下―Shift＋F5‖
组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下―Shift＋F5‖组合键，
可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。
2 、Word 中取消文本录入过程中的自动编号
可执行菜单―工具/ 自动更正‖命令，在打开的― 自动更正‖对话框中，切换到―键入时自动套用格
式‖选项卡，然后取消选择― 自动编号列表‖复选框中的复选标志，然后单击―确定‖按钮完成即
可。
3 、在Word 中设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl＋Shift＋―＋‖就可将文字设为上标，再按一次又
恢复到原始状态；按Ctrl＋―＋‖可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。
4 、Word 中方便快捷选择字体号
为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文WORD
菜单中选择―工具栏选项中的― 自定义命令，进入― 自定义编辑―界面，然后在― 自定义编辑―界面
中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的―字体项―，在―字体项― 有字体，此时就可以通过
使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。
5、删除空行
对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个―段
落标记‖连在一起，那么我们用Word 的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开―编辑‖菜单
中的―替换‖对话框，把光标定位在―查找内容‖输入框中，按下―高级‖按钮，选择―特殊字符‖ 中
的―段落标记‖两次，在输入框中会显示为― ＾p ＾p‖，在―替换为‖输入框中用上面的方法插入一
个―段落标记‖，即― ＾p‖，然后按下―全部替换‖按键，
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可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。
6、按姓氏笔画排序
在Word 的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按―姓氏笔画‖排序功能。具体使用方法是：
选择需要排序的列，左击―表格/排序‖选单项，再选择―类型‖组合框中的―笔画‖项，并选择―递
增‖或―递减‖，点击―确定‖即可。你会看到，此时的表格已按―姓氏笔画‖ （而不是―姓名笔画‖ ）
的递增（或递减）排列好了。
7、显示过宽文档
在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖
动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用
的是普通视图或大纲视图，可以单击―工具‖菜单中的―选项‖命令，再单击―视图‖选项，然后选
中―窗口内自动换行‖复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面
视图中的文档窗口。这时我们单击―视图‖菜单中的―显示比例‖命令，然后选择―页宽‖选项即可。
我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。
8、在WORD 中输入英语音标
如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标？有一个非常简单办法可以解决这个问题。如
果你的计算机中装有金山词霸的话，在把英语翻译成中文时，你会发现屏幕上显示出了用国际
音标标注的英文单词的发音音标，这表明计算机在安装了金山词霸后，一定在其内部安装了含
有英语音标的字库。这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts 中，其文件名是
ksphonet。ttf ，字体名是kingsoft phonetic 。
进入中文WORD ，需要输入音标时，可在―插入‖菜单下选择―符号‖，在―符号‖选项卡下―字体‖
下拉菜单中选择―kingsoft phonetic plain‖，这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上，选
择你所需要的音标双击之即插入到文章中。
如果你的计算机中没有安装金山词霸，那也没关系，你只要到装有金山词霸的机器上（或光盘
中）把含有音标的字体文件ksphonet。ttf复制到你的计算机即可。方法是：在有金山词霸的计算
机上找到文件夹windowsfonts ，将其中的名为ksphonet。ttf 的字体文件有鼠标拖放复制到A盘
中（注意此时用鼠标右键采用发送到A盘的方法进行复制是无效的），然后再在你的计算机上
把它拖放复制到windowsfonts文件夹中就行了。
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9、在Word 中标注汉语拼音
在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来
输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响
版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可：先选择需标注拼音的文字，然后运行―格
式‖下拉菜单中的― 中文版式‖子菜单中的―拼音指南‖命令，接着在各文字相对应的方框中输入
拼音。最后单击―确定‖按钮完成拼音的标注。
10、给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word 中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同
的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在
―表格‖选单上单击―标题行重复‖ 。
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一分钟驾驭word 高效经典教程6
1、给Word文件减肥
在Word 中输入一点儿文字，很容易就达到几十KB ，真不知微软是怎么回事，好像觉得我们的
硬盘太大了似的。所以，很有必要给Word文件减减肥。
具体方法：只要我们使用―文件‖菜单下的―另存为‖命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，
这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要―另存为‖太麻烦的话，可以打开Word ，
单击―工具‖菜单中的―选项‖命令，再单击―保存‖选项卡，在设置窗口中取消选择―快速保存‖选
项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现―减肥‖操作―一劳永逸‖ 。
另外，如果我们使用了Word 的嵌入字体技术，则在选中―嵌入TrueType字体‖后，还应选中―只
嵌入所用字符‖复选框，否则Word会把所用的TrueType字体一同―打包‖，使得文件增大。
2 、取消自作聪明的超级链接
当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，只要在文
件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。但是，有时候我们并
不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。
如何取消这种功能呢？ 在Word 中选择―工具‖→― 自动更正‖，先单击―键入时自动套用格式‖选
项卡，将―internet 及网络路径替换为超级链接‖项前的对勾取消。
再单击― 自动套用格式‖选项卡，将―internet 及网络路径替换为超级链接‖项前的对勾取消。
再单击―确定‖，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。
3 、实现Word个性模板
用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，
我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开―页面设置‖对话框进行设置，同时，Word
中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧
妙利用Word 的模板文件功能可以设置Word 的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。
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①进入WordXP 的模板文件夹，在Windows 9x 和Windows Me 下为C：WindowsApplication
DataMicrosoftTemplates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为C：Documents and
Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你
必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个
normal。dot文件，此文件就是Word 的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开
它。
②单击―文件‖→―页面设置‖，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需
的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以
把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。
③单击―格式‖→―段落‖，在段落设置对话框中选择―缩进和间距‖标签，点击―特殊格式‖下拉框，
选择―首行缩进‖，并设置度量值为0。7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两
格（中国人用中文的特色）。
④单击―文件‖→―保存‖命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal。dot原模板已经
启动，所以无法直接保存为normal。dot文件。在此，笔者将它保存为normal1。dot文件。
⑤再次进入C：WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下，这时会看到两个模板
文件normal。dot和normal1。dot 。选中normal。dot文件（老模板文件），按下F2键，选择―重命名‖，
将它重新命名为oldnormal。dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1。dot重命名为normal。dot
文件。
⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的―新建‖ 图标或直接按
―Ctrl＋N‖快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。
4 、巧用―稿纸‖格式
在WORD 中，用户可以利用―稿纸向导�
