Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第116部分

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文档。　　



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9。　　选定多边形后右击，选择弹出菜单中的―编辑顶点‖，按Ctrl不放，单击连线可增加顶点，单　

击顶点则删除该顶点。　　

　　　鼠标指针移到连线或顶点上右击还会出现许多选项。　　　

3　、关于段落、排版　　　

1。　　无法调整行间距，字间距：检查―页面设置‖　中的―字符数/行数‖选项，设置为―使用默认字符　

数‖，在―段落‖对话框中就可调整行间距。　　　

2。　　设置特大字体：字体列表中的最大字体只有72磅。单击字体按钮后再键入你想要的磅数（最　

大为1638磅）　，再按回车，可得到更大的字体。　　　

3。　―三色一无‖　的妙用：正文或图形等对象如果设为―　白色‖、―无线条色‖、―无填充色‖或―无边框‖　

往往有特殊的作用：代替空格、隐藏、辅助排版（分栏、添加文字等）　。　　　

4。　　格式刷的妙用：碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式（或者改不成和其他内容相同的格式）　

的现象？用格式刷试试，往往奏效。　　　

5。　　查看字体、段落格式：按下Shift＋F1组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正在使　

用的字体、段落格式。　　　

6。　　撤消―　自动更正‖等自动功能：用―撤消‖（Ctrl＋z）来即时撤消由―　自动更正‖等产生的意外结果　

（撤消自动功能替你完成的那一步操作）效果奇佳。　　　

7。　　快速替换Normail。dot模板：在―另存为‖对话框的文件列表中找到文件~Normao。dot（前缀为　

―~‖　的临时文件）　，将已打开编辑好的模板保存为该文件，重新启动Word　即可。用此法也可替　

换其他正在使用的文件。　　　

8。　　无法调整―页面设置‖　中的项目：在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修改　

的现象，这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。打开―分栏‖对话框后复选　

―栏宽相等‖再进行其他设置即可。　　

　　　9。　　段落边框：选定多个段落后才能设置内部边框；可以拖动缩进标记调整外部边框的大小，　

还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。　　

4　、关于快捷键、菜单、工具栏　　　

1。　　在主菜单上添加命令或工具按钮：使用800　×600像素以上的分辨率，主菜单右边有很多空　

位置，把最常用的命令或图标放在上面，好处多多！　　　

2。快速自定义快捷键：按下―Ctrl＋Alt＋Num‖组合键后，鼠标指针会变为花朵形，再执　　



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行要定义快捷的键盘或鼠标操作后，就会弹出―　自定义键盘‖对话框让你指定快捷键。　　

　　　3。　　漂移下拉菜单：单击工具栏中―字体颜色‖、―填充色‖、―外围边框‖等图标右侧的下拉按　

钮后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。　　

5、关于图形（剪贴画、图片文件、自选图形）　　　　

1。　　图形等―对象‖　的上下叠放：插入文档的对象要和正文重叠，必须先设置图片格式中―文字环　

绕‖为―无环绕‖（此时图片浮于文字上方）　，―叠放层次‖设为―置于文字下方‖就可将图片叠放在文　

字下面，形成―背景‖或―水印‖　。　　　

2。　　编辑环绕顶点：单击―　图片‖工具栏上―文字环绕‖　中的―编辑环绕顶点‖，图片周围会出现许多　

顶点，拖动它们可以调整文字环境位置，按住Ctrl键再单击顶点间连线（顶点）可以增加（或删除）　

顶点。　　　

3。　　图形裁剪后的恢复：可以用―　图片‖工具栏中的―裁剪‖工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部分。　　　

4。　　旋转、编辑：插入文档中―剪贴画‖，如果你先―取消组合‖，再―组合‖，就可整体旋转了。―取　

消组合‖还可以修改各组成部分（　以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑）　。　　　

5。　　图片的再现：插入文档的图片，有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞，此时，单击―绘　

图‖工具栏上的―选定‖按钮，丢失的图片就无处藏身。　　　

6。　　图片或其他对象的―选定―　：当图片等置于文字下或其他对象下时，有时再也不能用鼠标选　

定。只要单击―绘图‖　中的―选定‖　图标后，再移到对象上，就能单击―或划框‖选定（选定一个后再　

按Tab可切换选定不同层次）　。　　

　　　7。　　移动或复制对象：按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动（　同时还按Ctrl则复制）　图　

形等对象到新位置。　　

6、自动加密Word文档　　

随着办公自动化的普及，用Word　的人越来越多，我作为一家公司的文员，更离不开Word　。公　

司为了保守商业机密，规定所有的Word文档必须加密，每次在Word菜单―工具‖→―选项‖　的―保　

存‖页中给文档加密不仅麻烦，而且密码常常被遗忘。为了省事，我用自动宏给Word做了一个　

通用密码，只要新建一个Word文档它就会自动进行加密工作，很方便！　　　

先录制一个新的宏。运行Word　，在它的菜单中依次选择―工具‖→―宏‖→―录制新宏‖　。　　



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这时弹出一个―录制宏‖对话框，我们在―宏名‖　中输入―Autonew‖，在―将宏保存在‖　中选择―所有　

文档（Normal。dot　）‖，然后点击―确定‖按钮。　　　

选择Word菜单的―工具‖→―选项‖，在―选项‖对话框中选择―保存‖页，然后在―打开权限密码‖　中　

输入自己定义的通用密码，比如―4rt84f‖等，当输入完毕后单击―确定‖按钮，　　　

这时会弹出一个―确认密码‖　的对话框，我们只需再次键入密码就行了，然后单击―确定‖按钮。　　　

在Word菜单中依次选择―工具‖→―宏‖→―停止录制‖　。　　　

选择Word菜单的―文件‖→―退出‖，关闭Word　，这样宏的录制工作就完成了。　　　

使用自动加密的Word文档。以后使用Word时，只需点击―新建空白文档‖按钮（注：运行Word　

后Word　自动新建的那个空文档没有被加密，只有手工新建的文档才会自动加密），就可如往　

常一样工作，根本感觉不出它有什么特殊的地方。　　

　　　验证加密效果。当我们完成工作后，照常保存并关闭文档，你同样感觉不到它有什么特殊　

之处，但如有人想打开这个文档，便会发现必须输入密码才行！　　　

7、巧用―稿纸‖格式　　　

在WORD　中，用户可以利用―稿纸向导‖生成稿纸格式的文档。可是，如何生成―小字本‖格式的　

文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘　

制并插入―页眉‖　中得到的，因此利用―稿纸‖格式也要从这一点下手：　　　

①左击―文件/新建‖选单项，选择―稿纸向导‖，生成20　×20　的稿纸文档；　　　

②左击―视图/页眉和页脚‖选单项；　　　

③左击―绘图‖工具栏中的―选择对象‖按钮；　　　

④右击―稿纸‖，选择―组合/取消组合‖命令；　　　

⑤拖动方格列，排成31　×20　的―小字本‖格式；　　　

⑥左击―文件/页面设置‖，选择―文档网格‖卡；　　　

⑦将每页行数设置为31后确定；　　　

　　　⑧关闭―页眉/页脚‖即可。　　

8、妙用Word　中的自动图文集输入个人信息　　　

在使用Word工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息。如：姓名、单位、　　



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家庭（学校）地址、电话、电子信箱、QQ号码〃〃对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了？　

其实有许多办法可以解决这个问题的，比方说使用Word　中的―　自动图文集‖就可以轻松地解决　

这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作。　　　

―　自动图文集‖　的使用步骤如下：　　　

①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等，哈，在个人签名　

中加入个漂亮的图片可真的很不错）。比方说我选定地就是以下文字：　　　

姓名：蔬菜　　　

家庭地址：中国　　　

电话：1234567　　　　

电子信箱：feiyang@china。　　　　

QQ号码：88888888　　　　

②单击菜单项―插入‖→―　自动图文集‖→―新建‖　。在弹出的创建―　自动图文集‖对话框中，输入―　自　

动图文集‖　的名字，如你的名字。在本例中假设你输入的是―个人信息‖　。　　

　　　③现在，请你在Word　中键入―个人信息‖　。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时　

按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式，继续　

键入其他内容即可跳过。在你新建了―个人信息‖这个―　自动图文集‖之后，它会出现在―插入‖菜　

单中的―　自动图文集‖→―正文‖　中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。　　

9、Word　的压缩功能　　

如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word　中编辑的文档所占的空间比较小，这样　

就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果Word文　

档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档所占　

的空间就比较大，有时一张软盘装不下。　　　

这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软　

盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘　

上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践，发现Word　

本身对于含有图片的文档，有效果极佳的―压缩‖功能。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者　

对这种功能的命名。―压缩‖方法非常简单，步骤如下：　　　

第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过　　



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Windows　的―画笔‖，将其存为一个文档。　　　

第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。　　　

第三、选择Word―编辑‖下的―全选‖项，选择该图片，再选择―编辑‖下的―复制‖项。　　　

第四、重新建立一个新文档，选择―编辑‖下的―粘贴‖项，将图片粘贴到新文档中。　　

　　　至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档所　

建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处　

理者相比，所占的空间又有明显地减小。　　

10、WORD打印到文件的应用　　　

WORD文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点一下　

使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用户选择WORD打印文件的保　

存位置，再确定，WORD　的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是　。prn。　　　

那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？　　　

一、为什么要使用WORD打印文件？　　　

1。普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD　的支持，而打印文件不须要WORD　的支持，　

甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异　

地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有相应的操作系统，　

是否有WORD　以及是什么版本。　　　

2。在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了全　

部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打印控制、　

文字、图片等全部相关信息。　　　

3。prn　　文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。　　　

二、生成打印文件　　　

打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将―打印到文件‖复选框选上，在弹出的窗　

口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可（如图）　。　　　

三、打印文件的使用　　　

使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下，然后用COPY命令将打印文件发送到打印机，命　

令格式如下：　　



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copy　　文件名　prn　　　／b　　　　

命令共四个部分，其中prn　　指将输出设备指定为打印机；　　　

　／b　　指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印