Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第114部分
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6） 。
选择标签
6 的―产品编号‖下提供了某种纸张的不同规格标签，所选标签的具体信息显示在右
下角的―标签信息‖栏内。你可以打开―标签产品‖下拉列表，然后在―产品编号‖框内寻找你需要
的标签。如果你找不到合适的内置标签，可以单击―新建标签‖按钮，在图 7 所示的对话框中自
行建立。对话框中提供的可选参数很多，修改的结果也能立刻看到，用户很容易掌握它的使用
方法。
添加合并域
6 中选中标签并―确定‖，就可以打开―创建标签‖对话框。鼠标在―示范标签‖
框内单击，然后单击―插入合并域‖按钮打开菜单（ 图4） ，选择其中需要的命令单击，就可以将
合并域插入―示范标签‖框。敲回车后执行相同操作，可以将合并域插入新行，否则多个合并域
放在一行。但是，图 8 中调整合并域格式比较麻烦，你只能用加空格的方法改变域的位置。如
果需要精确调整字体、字号等，应当在下一步解决。
合并选定数据
8 中的―确定‖按钮，就会回到― 邮件合并帮助器‖ 。你只要单击其中的―合并‖按
钮，―合并‖对话框（ 图5）就会再次弹出。你只要按上面的介绍选择其中的项目，单击―确定‖按
钮，就可以在当前窗口中看到带有合并域的标签。同时打开一个新的 Word
2000 窗口，在其中生成所有标签。
选中要操作的对象，修改的速度还是比较快的。至于最终生成的标签文件，你可以像信封那样
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存盘或直接打印。
需要说明的是：邮件合并的本质是Word 2000 的数据调用功能，它可以使用Excel 、
DBASE 等多种数据源。运用本文介绍的方法，可以将 Word
2000 作为数据库输出工具，打印出美观大方的各种报表。
员工生日巧排序
很多公司企业，非常重视公司内每个员工的生日，在某员工生日的当天，会给他（她）送一
份生日小礼物，让每个员工有一种温馨感。这就要求公司的相关部门根据现有公司人员姓名、
生日、职务等信息（如图 1）按一定规则（先按月份排列，同一月份按职位由经理→主管→领班→
员工进行排序，且需计算出每个人的岁数） ，排序成如图 2 格式的生日一览表，以方便生日礼
品发放。下面以Excel
2000 或 Excel 97 为例，将具体操作步骤介绍如下：
1。岁数的计算：将光标选定 E3 单元格后输入―=YEAR（NOW（））…YEAR（D3）‖ ，按回车后 E3
则显示为时间格式的数字，再选定 E3 点击―格式‖菜单→―单元格‖→
在弹出―单元格格式‖对话框内选定―数字‖选项卡，在―分类‖框内选定―常规‖→
单击“确定”后便可计算出第一记录的“岁数”。将光标移到 E3 单元格填充柄上变成细十
字形光标后，按下鼠标左键往下拖（公式复制）就可将所有人的岁数计算出来。
2。求出生日所在月份：将光标选定 A3 单元格后输入―=MONTH（D3）‖，按回车后便可计算
出第一记录的生日所在的月份。依照上述公式复制方法，将所有员工生日所在的月份全部算出。
3。增加关键字段：如果直接排序职务字段显然十分困难，但我们可以借助增加关键字段再
将其隐藏的方法来处理。具体操作如下：选定第 D 列，点击―插入‖菜单并单击―列‖后便可自动
增加一列。选定 D2 单元格输入一个新字段―级别‖，选定D3 并输入―=IF（C3=〃经理〃1，IF（C3=〃
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主管〃2，IF（C3=〃领班〃，3，IF（C3=〃员工〃，4））））‖再应用公式复制，将所有人员的职务所在的
级别计算出来。
备注：因为函数 IF
最多只能嵌套七层，如果公司的级别超过 7 级的情况，则需要在―TRUE‖返回值内再嵌套
一个 IF 函数，如上例中也可在D3 单元格内输入：―=IF（OR（C3=〃经理〃，
C3=〃主管〃），IF（C3=〃经理〃，12），IF（OR（C3=〃 领班〃，
C3=〃员工〃IF（C3=〃领班〃，3，4）））‖ ，这样计算的结果虽然与前面相同但它却可以计算超过
7 个以上的级别。
4。依照规则排序：将光标选定在―生日一览表‖ 内任一单元格内，点击―数据‖菜单→―排序‖→
在―主要关键字‖下拉框内选定―月份‖并选定―递增‖单选钮，在―次要关键字‖下拉框内选定―级
别‖并选定―递增‖单选钮→确定。选定 D 列点击―格式‖菜单→列→隐藏―列‖便可得到图 2 所示
的结果。
在 EXCEL 2000 中快速输入特定文本
因工作的需要，可能你会经常用Excel
2000 来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如标准规范的名称、施工企业的名
称等） ，为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，这次向大家介绍几个好方法。
自动更正法
G300‖，
在―替换为‖下面填入― 《建筑安装工程质量检验评定统一标准》＇GBJ300…88＇‖（不含双引号） ，然
后按―确定‖按钮。以后只要在单元格中输入―G300‖及后续文本（按―Enter‖键）后，系统会自动将
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其更正为― 《建筑安装工程质量检验评定统一标准》＇GBJ300…88＇‖。
Excel 中定义好的自动更正词条在Office 系列其他应用程序（如 WORD） 中同样可以使用。③如
果确实需要输入文本―G300‖时，你可以先输入―G3000‖及后面的文本，然后删除一个―0‖即可。
函数合并法
“某某市华
夏建筑安装工程公司”等，这些文本大同小异，我通常用
Excel 中的Concatenate 函数来实现这些特定文本的输入：
Sheet1 工作表的 D 列中（如 D2 单元格） ，我们先
在 Sheet2 工作表中的两个单元格（如 A1 和 B1） 中分别输入文本―某某市‖和―建筑安装工程公
司‖，然后在 Sheet1 的D2 单元格中输入公式：=CONCATENATE（^35050601a^） ，以后我们只
要在 C2 单元格中输入―华夏‖，则D2 单元格中将自动填入文本―某某市华夏建筑安装工程公
司‖ 。
（C 列） ，我们在打印时不希望将它打印出来，
我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中选―隐藏‖项，即可将该列隐藏起来而不被打印
出来。
选择列表法
的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需
要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。
格式定义法
的数值加上单位（如―万元‖等） ，少量的我们可以直接输入，而大
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量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们通过― 自定义‖单元格格式的方法来达到自动给数
值添加单位的目的。
在“数字”卡片中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#
平方米‖，按下―确定‖按钮，以后在上述单元格中输入数值（仅限于数值！）后，单元（万元）会自
动加在数值的后面。
在 Excel 中打印工资条
现在许多单位都实现了工资代储，但每月的工资清单（工资条）还得要发给职工。如果用
Excel 程序处理的工资表，打印后每页只有一个表头，剪裁成条后除了每页的第一名职工外，
其余的就没有表头了，这样将使职工无法清楚工资条的数字对应什么具体名目。怎样才能给每
个职工的工资条加上工资表表头呢？这里笔者将解决方案介绍给大家。
首先根据每个职工工资具有唯一电脑序号的特点，使用 VBA 里的判断语句，让循环从第
一个电脑序号开始，如果 Excel 表中相邻两行的电脑序号不同，就在这两行之间插入一个空白
行，然后使用循环语句，把表头的内容依次复制粘贴到每个空白行。
下面是具体的操作步骤：
1。在 Excel 中打开需要制作工资条的工资表文件。
2。打开―工具‖/―宏‖（如果在菜单中没有看见―宏‖，让鼠标在菜单上稍停留或者按向下的双箭
头就会出现） ，选择―Visual
Basic 编辑器‖（ 图1）打开VBA 编辑器窗口，在VBAProject 的工程资源管理器中双击Sheet1，
会出现代码编辑窗口，在代码编辑窗口输入如下代码（ 图2） ：
Sub gongzitiao（）
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Application。ScreenUpdating = False
'为避免破坏表一，将表一内容完整复制到表二
Sheets（1）。＇A1＇。CurrentRegion。Copy Sheets（2）。＇A1＇
'定义循环变量的最大值不小于表二中职工数的二倍（我校职工总数为 2564）
a = （Application。WorksheetFunction。CountA（Sheets（2）。＇a1：a2600＇ * 2
'如果第一列（职工的工资电脑序号）上下单元格的值不相等，则在它们之间插入一个空白行
For i = 3 To a
If Sheets（2）。Cells（i ，1）Sheets（2）。Cells（i ＋ 1，1） And （Sheets（2）。Cells（i，
1） 〃〃） Then
Sheets（2）。Rows（i ＋ 1）。Insert
End If
'如果第一列中的单元格为空，则将表中＇A2：M2＇（工资清单表头项目）复制到此行
If Sheets（2）。Cells（i ，1） = 〃〃 Then
Sheets（2）。＇A2：M2＇。Copy Sheets（2）。Cells（i，1）
End If
Next
Application。ScreenUpdating = True
End Sub
3。检查源代码编辑无误后，在 VBA 窗口中打开菜单―运行‖/―运行宏‖，将弹出―宏‖窗口，
你只需单击―运行‖即可。
4。待宏运行完毕，再回到 Excel ，单击工资表下方的―Sheet2‖，于是在每两个相邻职工间就
插入了工资清单项目（ 图3），再用打印机打印并裁条后，就可以发放给每位职工了。
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该操作在 Excel 2000 下调试通过。
在 Excel 中轻松移动或复制工作表
在使用 Excel 制表时，我们常常要制作许多张相同格式的表，很多人喜欢选中样表，用复
制、粘贴命令来得到另一个工作表，这有些麻烦，其实运用 Excel 中―移动或复制工作表‖功能
就能轻松实现上述要求。
1。譬如你要制作多个和样表 sheet1。xls
