Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第105部分
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添―条件 2‖为―单元格数值‖、―大于或等于‖、―500‖，其―格式‖为常规字型的―黑色‖，按―确定‖（效
果如图 6 所示） 。
8。最后将光标定位到 B7 单元格，我们来算平均值。首先在―fx‖区域中填入―=AVERAGE（B2 ，
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B6）‖字样，意即算出 B2…B6 单元格中数值的平均值。和上一步骤一样，为了避免重复输入，
我们右击 B7 单元格，选择―复制‖，然后拖动鼠标选中 C7…F7 ，在右键菜单中选择―粘贴‖ 。这
时我们会发现，C7…F7 单元格中也如我们所愿出现了相应的数值了。
9。 由于该行是各科成绩的平均值，所以我们不便像如上数值一样进行―条件格式‖填色，我
们可以直接选取，手工定义。选择 B7…F7 单元格，将它定义为带―下划线‖ 的―14 号‖字（见图 6） 。
怎么样，大功告成的成绩表是不是有着不同于常规表格的别样风情呢！
让电子表格发出动听的声音
一、准备工作
Microsoft
Excel ，单击―插入‖菜单，在弹出的菜单中单击―对象‖命令，再在弹出的对话框中单击―对
象类型‖框，将光标移到―声音‖上，再单击―确定‖按钮，这时就会弹出―录音机 Book1 的声音‖
框，将麦克风的插线插入主机箱后面的声卡的 MIC
IN 的插孔里。
二、录制声音
录机播放音乐，又或者直接在 CD…ROM 里面播放光盘，只要将麦克风对着发声部位即可。对
好以后，再单击一下麦克风图标，随着声音的变化，可以在音频显示屏上出现声音的频率和幅
度的变化曲线，同时在音频框的右侧显示录音时间。如果录音完成，你只要单击一下停止键即
可停下来。录音完成后，你可单击放音键试听，如果你认为不满意，可以重新录制，直到你认
为满意为止。
三、声音与表格的合成
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出”命令。在录音机提示“〃〃在继续之
前，是否先更新 Book1 的声音？‖在弹出的对话框中单击―是（Y）‖按钮，几秒钟后，代表已录制
声音的麦克风图标被编辑到表格文件内，你可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置，并且将鼠
标移到麦克风图标的任一角上，将该图标进行放大或缩小，而表格内的任意部分内容都可以不
用文字而用声音代替。这样，一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。
四、听表格内的声音
想听的某一部分内容的声音。操作如下：单击“编辑”菜单下的“声音对象”命令，在其下级
子菜单下单击“播放”命令（也可以在表格内右击麦克风图标，在弹出的快捷菜单中单击―声音
对象‖下的―播放‖命令） ，即可以播放录制的声音。当你想听到表格内某一单元格内的声音时，
只要将麦克风图标移到该单元格内，按上述方法就可以听到，非常方便。
这些工作完成以后，你可以将该发声的电子表格用 E…mail 发送给你的朋友，让他们在远方也
可听到你的声音，或者你对他们的祝福。你看，多美呀 ！
让数据
透视表帮你轻松汇总数据──做一个可查询，能自动计算的汇总表
一、什么叫做数据透视表
笔者从事建设工程质量监督工作，每天都要同大量的工程数据打交道，什么建筑面积、工
程造价等，并且常常要按照不同类型（如按施工单位的―资质等级‖、―工程类型‖、―质量等级‖
等）进行分类汇总。在以前，这些工作都是靠计算器，一个一个、反反复复地敲出来的，每统
计一次，我总是敲得腰酸背痛。后来，我用上了电脑，用 Excel 来管理这些令人头痛的数据，
运用其―数据透视表‖功能，使原来十分繁杂的统计工作，变得既轻松又简单了。
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图 1 是我天天要面对的一张数据表，是用 Excel XP 制作的。下面，我们就利用 Excel XP（在
Excel
2000 中同样可以实现） 的―数据透视表‖功能，按施工单位―资质等级‖、―工程类型‖和―质量
等级‖来汇总―建筑面积‖和―工程造价‖ 图2 ，这样可以方便我轻松查询记录的数据，和自动计算
我想得到的计算数据。
当然，这个功能你可以用来记录家庭的日常理财状况、公司里简单的财务状况，甚至编辑
们也可以用来统计稿费。总之，它的应用面非常广，这期我们先来学习一下如何把一个数据表
格编程可查询的数据透视表。下期将带领大家来品尝一下它的广泛应用。
二、六步就能创建数据透视表
1。启动 Excel XP ，打开需要创建数据透视表的工作表。
2。选中数据所在单元格区域中的任意一个单元格，执行―数据→数据透视表和数据透视图‖
命令，启动―数据透视表和数据透视图向导──3‖ ，并进入―步骤之 1‖图3 。
3。按―下一步‖按钮，进入―步骤之 2‖ ，此时，系统会将数据区域智能化地填入―选定区域‖
后面的方框中图 4 。
提示：如果你的数据源不是 Excel 工作表，而是用其他程序（如 Access 等）制作的，请在―步
骤之 1‖中选中―外部数据源‖选项，然后再按―下一步‖按钮，并按随后的提示操作。
4。再按―下一步‖按钮，进入―步骤之 3‖ 。如果将数据透视表放在一个新建的工作表中，请
选定―新建工作表‖选项（通常是默认选项） ；如果将―数据透视表‖与数据源放在同一个工作表中，
请选定―现有工作表‖选项，并指定存放区域图 5 。
5。按―完成‖按钮，此时，系统新建一个工作表用来存放―数据透视表‖ 的汇总数据，并自动
打开―数据透视表‖工具栏和―数据透视表字段‖列表图 6 。
6。到了这一步是非常重要的。我们根据汇总的需要，将―数据透视表字段列表‖ 中相应的字
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段（就是我们通常所说的工作表列标题）拖到数据透视表相应区域：
比如在我这个例子中，①将“质量等级”字段拖到“页字段”处（位于―数据透视表‖区域上
方） 。②将―资质等级‖字段拖到―行字段‖处（位于―数据透视表‖区域左侧） 。③将―工程类型‖字段
拖到―列字段‖处（位于―数据透视表‖区域上方） 。④将―建筑面积‖（或―工程造价‖）字段拖到―数据
项‖处（位于―数据透视表‖区域中部） 图7 。
至此，数据透视表制作完成，汇总结果便如图 2 所示。
提示：制作好的数据透视表，同普通工作表一样，可以设置相应的格式（如字体、字号、
对齐方式等） 。
三、与数据透视表相关的几个名词
行字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一） ，在数据透视表的行方向显示出来。例如
此处的―资质等级‖字段。
列字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一） ，在数据透视表的列方向显示出来。例如
此处的―工程类型‖字段。
页字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一） ，在数据透视表中的上方显示出来，用于―筛
选‖不同的数据进行统计（如―合格‖、―优良‖、―全部‖等） 。例如此处的―质量等级‖字段。
数据区域：包含汇总数据的数据透视表单元格。如此处的根据―建筑面积‖或―工程造价‖字
段汇总后的结果。
数据透视表应用拓展──让表更智能和更有个性
可以随意更改表中数据项
我们这里说的数据项就是数据透视表中的行、列和页字段下的子类别。
这些数据项都能够随意修改，或者为方便查询某组数据而把数据在表中排列得更为合理。
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这时，我们可以点击在某个数据项右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表（如图 1）中，
选中其中的某个项目（子类别） ，然后按―确定‖按钮，数据透视表中的数据便可根据你的选择筛
选数据了。
提示：当然，你还可以清除或者隐藏表中的某组数据。你只需要在数据项前面复选框按右
边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，清除某个项目（子类别）前面复选框中的― ∨‖号，然
后―确定‖即可。
对数据智能计算
就此例子，我们希望能够得到―建筑面积‖ 的求和项，或者以其他计算方式计算某个数据项，
我们可以采取下面的方法来进行：
简单地数据汇总
鼠标单击数据透视表数据区域，打开“数据透视表字段列表”，将“工程造价”字段也拖
至“数据区域”，让其与“建筑面积”共同汇总出来，显示结果如图 2 所示。
提示：如果鼠标单击数据区域时，“数据透视表字段列表”不能显示出来，可以这样来打
开：执行“视图→工具栏→数据透视表”命令，打开“数据透视表”工具栏，按工具栏最右端
的“显示字段列表”按钮即可。
其他计算方式
通常情况下，数据透视表默认将数据按“求和”的方法进行汇总，如果我们重新选择，就
可以达到汇总其他计算项目的目的。例如：在此处，我们要汇总工程项 目数，可以这样来操作：
用鼠标在数据透视表的“求和项：建筑面积”上双击，打开“数据透视表字段”对话框（如
图3），选中―汇总方式‖下面的―计数‖选项后，按―确定‖按钮，即可统计出各项目的工程数目，
结果如图 4 所示。
表中数据如何智能更新
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如果修改了数据源中的数据，就需要更新数据透视表中的数据，否则汇总结果不正确。更
新数据可以采取下面三种方法来实现：
①打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“更新数
据”按钮（一个感叹号） 即可图 5 。
②选中数据区域中任何一个单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“更新数据”
选项即可。
③选中数据区域中任何一个单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“表格选项”，
打开“数据透视表选项”对话框（如图 6），选中其中的―打开时刷新‖选项，―确定‖退出，以后
打开相应的工作簿文件时，数据即被自动更新。
制作更个性的表单
如果你想改变行、列及页字段，即修改数据透视表的布局，可以这样来进行：
①选中数据区域中任何一个单元格，执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令，直接
按 “步骤之3‖ 。
②按其中的“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导──布局”对话框（如图
6） 。
③选中需要修改的字段（如行字段── 资质等级） ，将它拖回到右侧的字段列表中。然后将新
字段拖至相应区域（行字段区域） 。
