佩蓉谈商务礼仪-第7部分
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
比如，每一次看到一段有用或有趣的文章，我会复印或在网上搜链接，转发给对这些信息会有兴趣的人。如果在跟人聊天时，提起一本书，那么回家之后，我会把这本书寄给对方，附上小卡片：“上周五我们一起聊起这本书，在此特别奉上，希望你喜欢。”这些小动作是完全没有目的的，也不是为了刻意向对方示好，而是一个很自然地保持联络的方式。但这样做的意外收获是什么呢？那就是：他常常将你的名字或所在的公司摆在他的面前。在他需要类似的人或公司合作时，会第一个想到你，因为你的这些小举动会使他觉得你很关心他。 。 想看书来
卓越的跟进（3）
我还记得我母亲一度只买香奈儿（Chanel）品牌的衣服，因为那家店的店员知道她不会错过每季的新款，也了解我母亲喜欢哪些经典款式，因而一有这些衣服，就马上打电话通知她。我母亲对香奈儿品牌的忠诚不但是对这个品牌的认可，实际上其他品牌如艾斯卡达（Escada）、古奇、普拉达（Prada）也同属于世界服装的顶级品牌；而她独钟于香奈儿，更是因为那位店员对顾客的个人关注。在忠诚服务于顾客的同时，也换得了顾客的忠诚关注。有趣的是，后来那位店员离开了香奈儿专卖店，转而去了艾斯卡达，我就发现母亲的衣橱里渐渐多了这个牌子的衣服。
每一个人的个性、关注点都不同，以下我会跟大家分享根据不同人的特点而发掘的一些保持联络的方式：
1。收集网站、书刊报纸上的相关文章，留意相关的图书、CD、DVD，以及其他诸如###、商店、旅游、医院处方、居住城市有趣好玩之处的相关信息，以及分享你的家政资源，雇员和家人的资源。把这些资料发给喜爱的朋友，记住不要群发，要单独一对一地发送。在这个信息资讯时代，有用的资料或信息是很有价值的礼物。
2。在报纸上，看到我认识的朋友得奖或提名，我会将这则信息复印，附上恭贺卡，恭喜对方的成功。
3。小礼物。如果对方对高尔夫很感兴趣，当我看到一款很有意思的高尔夫杯子，会买下送给对方；如果对方的女儿很喜欢芭蕾舞，而我又看到一款很精美的芭蕾舞礼品，也会送给他；如果对方对收集邮票感兴趣，若有什么新出版的邮票，我也会买来送上。
4。留意顾客喜欢的商品或可能感兴趣的东西，发现有售，立即打电话给顾客。
如果你对客户的兴趣爱好、愿望需求保持持续的跟进，就会找到和他们保持交往的方式，而且许多时候，这是一种经济的方式。一旦与客户建立起连接点，保持对他的跟进，就如同在你和客户之间点燃了一盏灯，这盏灯照亮了你在客户心中的位置。就像大宅门的李经理会在一些特殊的日子里发信息给我，总能让我经常想起她一样。
如何有效地保持跟进
在如何与他人保持有效的跟进方面，有一本书给我带来很大的帮助和启发。查普曼博士（）的《爱的五种语言》一书告诉我们，每个人都有一个情绪的收爱箱，负责收纳各种关爱的信息，这种信息有可能是接受礼物、被肯定的言语、同在一起的关注、服务的行动、身体的接触等。如果我们感知到对方收爱箱的特色，并依这种特色而跟进，就可以更好地增进关系。比如，我母亲收爱箱的特色是服务，而我父亲的是送礼。当有海外客户来访时，父亲总要为他们准备大量的纪念品带回家去；而母亲会关注招待客户中的每一个细节，确保宾至如归。在拜访结束，将要回国时，客户们会为父亲精心准备的纪念品惊喜和感激；即使不留意礼物的客户，也会对母亲关注细节的礼仪印象深刻。当我结识一个新客户时，我总要尽力弄明白这位客户的收爱箱的特色是什么，并用我的关怀和体贴来使对方的收爱箱常满；弄明白自己的收爱箱和对方的收爱箱的区别这一点很重要，不要想当然地将自己的收爱箱当做对方的收爱箱，否则只能抓住自己的痒处，而不知对方的痒处。
后续跟进的工作是一个最容易忽略的工作，同时也是最富潜力和建设性的长期的工作。发展个人或公司的品牌，不是一两个礼拜、一两个活动就可以做好的。美国有名的布道士穆迪有一句话给我很大的启发：“大部分的人高估他们一年内能完成多少事情，可是低估了他们三年后能做多少事情。”机会不会立刻就有，但如果你长期将自己摆在对方的面前，那么就等于你将自己排在了机会的最前面。
本章总结
〖1〗卓越的跟进是一个非常有力量的长期性的秘密武器。它不但能让客户在有需要时第一个想到你而非你的竞争者，而且能使你赢得对方的忠诚。
怎样达到卓越的跟进？那就是用你的特长和细心去有节奏地表示你对对方无条件的关怀和了解。
养成新习惯
尝试采用上述方法或自己想到的新技巧来跟进新朋友，总结这次经验，作为下次跟进的良好开端。
。 想看书来
商务信件及电子邮件礼仪（1）
琳达的故事
在我做高级技术销售工程师的那段时间里，因为工作成绩比较显著，受到了老板的认可。为面对不断扩展的业务和持续增加的销售指标，老板要给我配备一名初级技术销售人员做我的助理，并由我来负责对这位助理的面试和培训工作。就这样，琳达被人推荐给了老板，受雇做我的助理。老板选择她的理由是她精通与顾客沟通的技巧，能与我的技术专长相得益彰。然而等她正式上岗后，一个棘手而尴尬的问题摆在我面前了：她年龄几乎大我20岁，高学历高学位的同时还获得了MBA，而我却只有工程学位；但因为我来到公司的时间比她长，又有良好的工作表现，得到了老板的信任，因此我成了她的上司，要“管理”她。只有我知道琳达对于要经常向一个工作资历比自己浅、学位比自己低的人汇报工作一直耿耿于怀，因此经常对我阳奉阴违，但对外，她却是另一番说辞，她对同事们说能在我的手下工作、亲耳聆听我的教诲是一件多么幸福的事儿。
刚开始时，我邀请她加入我们的项目团队，帮她为客户建立一些演示模型，希望在此过程中能教会她如何使用我们的产品。然而未待模型完成，她就捷足先登，独自将快要完成的模型展示给客户，在获得客户的认可并有签单意向后，马上让老板和同事知道是她在短时间内成功做成了这个买卖，而我还被蒙在鼓里。接下来，老板和同事都对她赞许有加，大家表扬她加快进度赶制了产品，获得了潜在客户的认可，刚开始工作就能很快变成“熟手”。她一边大方接受大家的表扬，告诉大家这是“团队努力”的结果，感谢大家对她的帮助；一边持续地从我的工作中邀功。
如果此时我表示不满或者摆出证据、以正视听，那会给人以小气，或者不够大度、爱嫉妒的印象，因此我保持了沉默，但是我并没有懈怠，而是经过一番深思熟虑，总结这次得来的宝贵经验，用于以后的工作实践：我开始养成使用书面商业信件来记录我的工作进程的新习惯，白纸黑字使得一切都黑白分明，哪项工作由谁来做，做了多少也一清二楚。之后，我发现她早已开始向上级管理层发动一场“颠覆运动”，试图颠倒她是我的下属的事实。实际上，她想管理我，因为她有MBA的学位，而我只有工程学位。我和她之间的沟通因为有了书面的谈话备忘录和Email通信的记录，确保了有关责任和工作范围的归属；而同样，我也将此内容拷贝给了我的老板，这些记录表明她将功劳全归自己是站不住脚的。同时，这样做也保证了有第三者清楚每个人在一个共同参与的项目中的贡献。
在工作中，我并不爱独占功劳，也一直都在无私地为团队中的其他人提供力所能及的帮助。但这件事让我学会如何在团队工作中保护自己的合法权益和劳动成果，如何明确团队合作中各自的权限和承担的责任，如何不被暗中存在的政治手段所操纵。接下来，我们仍然斗志昂扬地一起完成下面的工作，但我的书面记录微妙地告诉她我很清楚她在做什么，也不会苟同于她借政治手段完成职业生涯的跨越。一年后，她主动转到了另一个部门工作，我们友好地分手了。她的到来帮助了我，从那以后我就在工作中养成了以书面的形式与同事或客户沟通和确认的习惯，一直持续到今天。
商务信件及电子邮件礼仪（2）
书面沟通是商务交往、特别是日常工作中有力的交流工具。与口头的交流相比，书面沟通具有以下优点：
1。一目了然：白纸黑字能使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。当讨论的结果被记录下来、经详细商讨并最终写在纸上时，投机取巧的人就没有施展拳脚的空间了。
2。书面跟进：能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。例如：我要协调团队完成一项销售任务，时间非常有限，离规定的完成日期不远，此时准备一份书面备忘录给我的队员、主管以及合作伙伴，将使我更加清楚采取什么步骤，如何对每个人进行跟进。它促使每个人共同关注一件事、说同一种语言，以及清楚哪些已经做完，还有哪些需要做。最后，书面跟进能保证论功行赏。能确保分辨出哪些人履行了承诺，哪些人因及时完成了工作而得到肯定。
3。充当意见不和、起争端时的证明：没有人是完美的。毫无疑问，每一个工作项目都面临特殊的挑战，不管这种挑战是运筹上的还是人际关系上的。书面记录能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
由于科技进步，现在的文字和书面的沟通一般是通过Email进行，在一些特别正式的场合，才需要纸质文字记录。下面我们先谈商业信件的格式、内容，再讲Email的一些特色。
商业信件
所有客户往来的商业信件要在对方的名字前面加上其职务称谓，如“王博士”、“李经理”等。信件的结尾包括自己的联系方式和日期。公司内部的其他书面文档也要保持简洁扼要、通俗易读。每个公司对内部的信件交流格式有自己的一套规范，但我在这里不是要讨论“办公室备忘录”的，虽然它是员工之间最常见的书面沟通方式。我们这里要关注的是公司与外部书面沟通的方式和内容，不包括法律文件和合同。
商业信件主要分为以下几类：介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信和拒绝信等。
1。推荐信
往往是推荐一个人申请学校或工作，里面的内容要包括你和对方的关系，你认识对方的时间长短，用例子来说明他的特征，例如你要说这个人勤奋，那么举一个例子来说明这点。离职前，我总习惯请老板或与我共事的同事写一份推荐信。个人的推荐信或者提名信是赢得下次工作的有力工具。
2。称赞信
如果你满意对方的产品或服务，写一封称赞信。虽然很多人不会这么做，但这是和对方建立良性关系的开端。如果你很满意餐厅经理的服务，那么写一封称赞信给他的上司，一方面你对他职业的发展有很大的帮助，另一方面和他建立好关系，今后能继续接受他的优质服务。所以这类利己利人的信件，大家应该愿意写，常常写，因为这能带来双赢。
3。投诉信
首先，投诉信要写给这个组织的最高的领导，例如对商场的服务员有意见，将投诉信写给商场经理，而不是这个服务员的顶头上司。其次，避免用情绪化的词语，要对事不对人。在投诉信的第一段，先将事由作客观的总结，让对方明白写信的目的。之后讲一些具体的事实，例如发票号码、事情发生时间和地点。投诉信也要尽量保持对对方的鼓励性的态度，例如“我知道贵餐厅的服务很有名，我也常常是因为餐厅的服务而前来用餐，我想这个服务员的服务并不能代表整个餐厅的服务水平”等文字。投诉信最难写，可如果写的是“服务水平”，对方会比较心平气和地处理这个投诉。最后的一段是你对解决问题的建议，不要很离谱很贪心，要合理。如果对方卖给你的货，在使用一周后坏了，可以提议退货、换新的，或在规定时间内修好。最后一句话应该是鼓励性的，例如“我相信贵公司的服务是高水平的，也希望这件事情能够合理解决，今后我们还可以继续合作”。
商务信件及电子邮件礼仪（3）
4。解决商业纠纷的信函
因为各种原因，在我们购买完某商品后，我们常常需要和对方讨个减价，或要求赔偿、退货。在商业纠纷信中应附有购买商品的收据复印件，让对方可以在自己的文件中追溯。商业纠纷信的内容要简单明了。
5。要求信
要求信的内容包括要求对方开机票，或将某份文件寄给你等。这类信主要包括对方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。
6。拒绝信
商务往来中的拒绝信是一个建立自己品牌、宣传自己的机会。要强调的重点不是对方不适合你，而是双方互相不适合。还要保持一个开放的心态，表示我们仍有兴趣与你合作，如果今后有机会，可以继续探讨合作的可能及合作方式。
电子邮件
Email，或称电子邮件，是21世纪最方便的工具，同时也是最容易给对方带来不好印象的工具。前几年，一个有名的跨国公司的总经理用Email写了一封言辞严厉的邮件给秘书，批评秘书周日来公司给自己开门时迟到（总经理周日临时请秘书开门），并且将其解雇。这位秘书也不甘示弱，将这封信转发给全公司的人，还有媒体。事情闹得很大，最后这位总经理被解雇，当然也没有其他的公司敢请这位秘书。从这件事中我们可以看到，虽然电子邮件是两个人之间的沟通，但你在写邮件的时候，也要意识到这封邮件�
