职业化员工必修的10堂课-第7部分
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。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面，你会怎么做？
有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙里而达到规定的条件。
可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细沙，你会发现再摇一摇容器之后，轻而易举地就完成了任务。
在这个游戏中，容器象征着什么？细沙象征着什么？石头象征着什么？这个游戏又说明了什么？
容器象征着我们每个人有限的时间，不管是一天也好，或是一生也罢。细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。石头象征着那些与人生七方面相关的关乎我们人生效能的重要的大事。这个游戏说明，倘若我们总先忙碌琐事，那么就很难成就大事。而如果我们能做到要事第一，那么处理起琐事来也会游刃有余。
●事务四分类
事务依重要性与紧急性可分为四类：
不紧急 紧急
重 要 人生七方面规划
客户关系维护
全面能力的培养
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第23节：时间管理（4）
健身
…… 业务压力
快到期的项目
影响工作的病患
危机事件
……
不 重 要 不良嗜好
过度的消遣
过度的应酬
某些电话和邮件
…… 某些突发事件
主管派的某些活
某些会议
同事的某些要求
……
紧急程度
我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。但不管怎样，我们在现实中却常常落入这样的俗套：首先处理那些紧急的事务，即首先关注细沙；等有了时间才想到那些石头，即重要的事务。
重要性与目标有关，凡有价值，有利于实现目标的就是要事，而紧急之事往往对别人而非对自己重要。
●紧急且重要的事务……一定要减少
当我们过多地或被迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫，使我们陷入〃救火队员〃的模式之中，似乎永无宁日，也体会不到游刃有余的境界。
显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。
●紧急但不重要的事务……可以委托授权
我们为什么会感到忙而无功，原因往往就在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。
主管临时派的某些活就可能属于这一类事务：对于主管来说重要，对于你只是紧急。这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士的习惯4、5、6和8就会发挥作用了。倘若你人际关系很差，或委托授权的能力欠缺，那你只能独自忍受这类事务。而如果你人缘好，你就可以找人帮你来处理这类事务。
当然，委托或授权不是倒垃圾，绝不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给别人。高明的委托或授权，是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事，而又让被委托方或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值，因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。
如果你需要提高委托和授权的能力，建议你参加这方面的培训。
●不紧急也不重要的事务……尽力去放弃
这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关，譬如有求必应，沉迷于网游、泡吧等。我们常说积习难改，改变习惯真得就那么难吗？
行为学的研究表明，如果坚持21天，你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然，这21天，你需要经历如下过程。
1～15天：感到别扭。
15～18天：可以自觉地去做了。
18～20天：感觉做起来舒服、爽快。
21天：变成自动行为！
曾经有一位女学员听到这〃21天〃的说法后，按捺不住内心的激动，同我们分享她的一个经历。她说她自己是个特好吃的人，所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一天立下志愿，一定在吃东西时能做到〃双筷齐下〃，所以她就开始练习用平常不用的左手吃饭。头两周真的很别扭，但过了两周后就开始有些习惯了。到了第三周，即差不多21天时，真的变得熟练自如了！现在只要她自己一个人吃饭时，绝对会左右夹攻！
习惯不一定难改。难的是坚持！
●重要但不紧急的事务……需要我们最为重视
这类事务就是你人生中的大石头！人生之轮中的七个方面都属于这类事务。它们最关乎你人生的效能。你每天的生活，都应围绕它们来展开。这样一来，你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢？
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第24节：时间管理（5）
生活和工作的优先顺序
把主要经历和时间花在重要但不紧急的事务上
从而减少那些紧急且重要的事务
把紧急但不重要的事务合理地委托或授权
杜绝不紧急也不重要的事务侵占你宝贵的生命
时间管理的方法……集中统筹
●目前常用的时间管理手段
■以富兰克林·柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具。
■以Outlook和Lotus Notes为代表的电子工具。
尽管电子工具是办公现代化的体现，但它时常并不像纸质工具那么方便。
●以终为始
可以这样来做计划：
Goal by Year每年设定目标。
Review by Month （at least Quarter）每月（至少每季度）反思回顾。
Plan by Week每周制订计划。
Live by Day过好每一天！
■首先从目标开始：
每年都要把你最重要的人生目标放在首位（Goal by Year）。放下眼前的事，静气凝神把注意力放在有激情的地方，这是世界最需要你去为之奋斗的。柯维在其《高效能人士的第8个习惯》一书中写道：〃一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的，而不是发明出来的。〃 譬如我自己，生活的经历让我发现〃影响他人〃是我的一大天赋才能，因此，培训便成为了我人生的一项使命。当然，我还有许多其他与〃影响他人的才能〃相关的梦想，这都是我的激情所在，那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括：让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益；通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工；让家庭实现崭新的过渡（儿子离开幼儿园要上小学，新居交房还需要装修）。
最重要的目标是你无论如何都要去拼力实现的。同时，你也不要忽视人生的其他方面。这就是说，一旦确定好你最重要的目标，你还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如，我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关，然后我就会考虑，在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。
■确立了目标，就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中（Plan by Week）：
行动切忌闷头前行，不会驻足反思。每个月，至少每个季度都应该对行动进行总结（Review by Month or Quarterly）。
■〃活在当下〃（Live by Day）的真谛：
每年年终，你是否能像孙悦的一首歌里唱的那样〃身体不错，工作不错，心情也不错〃？
●与时间管理工具相关的最重要的五个概念
以下五个概念，可以涵盖我们人生中所有要做的事。我向大家介绍的〃效能效率年册〃，其实就是利用这一工具，帮助你管理这五个概念，也就是你要做的所有的事，从而将你的计划真正落实。这五个概念是：①约见；②活动；
③未来活动；④对别人的承诺；⑤别人给你的承诺。
■约见：日期已经确定，有明确的开始时间，一般也有结束时间，如会议、约见、培训、接机等。
■活动：日期也已经确定，但没有规定开始时间，优先度可由自己确定， 如写个报告，电话通知，发邮件等。
■未来活动：未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动，如你今年年假何时休，怎么休还有待安排，这就算未来的活动。
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第25节：时间管理（6）
■对别人的承诺：不一定有开始时间，但成果交付有时间期限。如项目经理承担的工作。
■别人的承诺：别人向你交付的成果有时间期限。
有人可能会问，那么人死属于什么？正常来说，人死应该是未来的活动。但如果一个人想自杀，并且确定好了日期和时间，那么就成了约见。
上学算什么？上学属于约见。开学有日期，放假也有日期；上学有时间，放学也有时间；入学有期限，毕业也有期限。
做梦是什么？你不知道什么时候做梦，那是未来的活动；你想今晚做梦，那是活动；你想一睡着就做梦，那是约见。
●时间管理体系的两个层面
■时间安排：每项工作活动发生的时间和所需要的时间。
■信息管理：与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。
时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统，应包括：
■时间安排工具：日历，每日时间表，每日活动表，甘特图（项目管理工具）等。
■信息管理工具：电脑硬盘档案，软盘、光盘档案，纸文件档案，电话、会见记录单等。
●时间管理的具体方法
■每年制定目标。
工具：人生之轮。
■每周制订计划。
工具：周计划。
■未来活动安排：
工具：日历（大概估计日期，填写在估计日期的月份）。
■约见、会议安排：
工具：日历。
■每天的安排：
工具：〃每日安排表〃（见附录3…1）。
◆这一工具的特点：
可以用A4纸自己拷贝。
自己填写日期，灵活、经济。
管理时间的维度全面周到，且一目了然。
◆在每日下班前计划第二天的工作。
◆首先将日历中的约见、会议填入时间表 （参考附录3…2）。
◆将活动按优先性分成A、B、C、D类。
A类：紧急且重要。
B类：重要但不紧急。
C类：紧急但不重要。
D类：不重要也不紧急。
◆估计每类活动应花的时间（参考附录3…3）：
工作不是干了算，而是应该算了干！
对事讲效率，对人讲效果：谈事可以将时间卡得死一点，当涉及情
感，人员发展等问题时，留的时间余地就要大一些。
◆将活动穿插到约会的间隙内（附录3…2）。
◆第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整。
◆每天的工作安排应该：首先处理A、B类，然后是C类，努力完成D类，避免拖延。
■别人的承诺：
工具：每日安排表中〃别人的承诺〃部分。譬如，当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时，你就可以直接填写一张该日期的每日安排表，并将责任人和要交付的任务记录在〃应交付的工作〃一栏中。到了该日期，这一记录就会给你提醒，从而省去你用脑子记忆的负担。
■对别人的承诺：
工具：可能运用到以上所有工具。因为你给别人的承诺，如项目管理，可能会包括约见、活动、未来活动和别人的承诺。
■每个月，至少每季度要做反思回顾。
工具：成绩总结表。
■集中统筹……将以上所有工具集中在一册中，形成自己的人生。
〃效能效率年册〃
扉页：人生之轮……帮你设定一年的目标
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第26节：时间管理（7）
接后：日历……帮你记录约见、未来活动
接后：每月的一摞〃每日安排表〃
○第1页为：月目标、周计划
○从第2页起：每天一页〃每日安排表〃……帮你记录、计划当天的约见、活动、当天到期的别人的承诺和为兑现你对别人的承诺应做的事
○最后一页：月度〃成绩总结表〃……帮你回顾、反思
接后：重要联络信息
接后：重要任务沟通记录
接后：其他你认为重要的信息记录（如重要的纪念日、重要的卡号等）
●运用时间管理工具的好处
■工具帮你记忆，从而减轻心理、思想和头脑负担。
■帮你轻松有序地完成任务，实现人生的各项目标。
●怎样应对打扰
■打扰的来源（5P）：
◆People （人）：同事、上级。永远不要把客户当成是打扰，而是机会！
◆Phone （电话）。
◆Paper （公文）：信件、与自己无关的E…mail、文件、没用的名片等。
◆Personal （自我打扰）：开小差、与别人聊天、打私人电话等。
◆Peripheral vision （视力所及的环境干扰）：乱贴的小黄笺、太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物。
■应对打扰的方式：
