祝你更上一层楼:职业秘书实务-第5部分

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　　如果用这种NTL分类法来划分，那秘书这天早晨的几项工作就
　　应该这么划分：给老板写报告是T　类工作；通知副总他们开会是N类工作；把传真交给具体经办人是T类工作；给电视台发邮件是L　类工作，而参加档案培训也是L类工作。因此，这天早晨秘书的工作顺序应该这么安排：
　　首先到行政部办好四人开会要借用的会议室的手续，之后与其他三人联系；把传真给老板看一下之后，就马上把传真转给具体的经办人，并听取上司对这份电传的指示；把传真的事弄妥之后，赶紧给老板给报告，争取在今天把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台的邮件不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。
　　4、如何创造性地工作
　　a。不安于现状
　　中国有句古语，叫做“物极必反”，这就是说任何事物都有个极限，超过了这个极限，事物就会发生本质变化，走向自己的反面。秘书工作就是这样。如果秘书工作太熟练，就反而有可能影响秘书工作质量的提高，因为一般人刚从事秘书工作的时候，都会刻苦学习，勤奋工作，但达到一定的水平之后，有些人头脑里就会滋生一种惰性；满足于已有的经验，不愿去想什么新办法来提高自己工作的效率和质量。
　　不只是在秘书工作中，就是在一般的工作中，头脑里长出这种惰性的肿瘤都是非常危险的，容易断送自己的前途。因此，为了追求更高的效率、追求更佳的效果，秘书无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应这样在头脑里多问问自己：“事情为什么会出现这种样子？”“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”对于秘书来说，特别是要对一些偶然性事件多加留意，从中能悟出许多必然性的东西。
　　b。在创造中提高
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第三节　秘书工作有哪些特点（3）
秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令……总之是为上司创造一个最佳的决策环境，因此，在一般人看来，秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。的确，秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在许多时候，秘书对那些千头万绪的琐碎的工作都应付不过来，要创造性地工作，谈何容易！但是，事实上，秘书创造性地工作是非常必要的，因为只有创造性地工作，秘书工作才能上升一步台阶，也就是说，通过秘书创造性的工作，可以为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议等等，反之，如果秘书总是按部就班，不求创新，则犹如逆水行舟，不进则退，离上司的要求越来越远。
　　那么，秘书怎样才能创造性地工作呢？其实，就创造本身而言，秘书工作并没有什么特殊的地方，和其他工作一样，只要你明白了自己工作的目的，在工作过程中，不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”创造性就会自然而然的在这种求解的过程中发挥出来。世上的事，从来就是如此，功夫不负有心人。
　　上司经常要召开各种各样的会议，秘书在做会前准备工作的时候，就应多想想：开会的目的是为什么？达到这些目的就一定要这样兴师动众吗？有没有其他更简便的方法？又比如，在协助上司处理各种文件时，看了各个部门送上来的请示报告或汇报材料，秘书就要在心里琢磨，这些报告的内容是否充实或者应写得更为简便一些……
　　这样的例子可以说是不胜枚举。再举一个例子，给上司安排工作日程，一般来说，时间都是宽裕的，假如其中的某一天实在没有什么特别的工作可以安排，就一定要在电脑里进行调整吗？如果对这类问题平时不随便放过，那么，在遇到一些特殊问题时，也会得心应手。
　　c。及时建议
　　由于这种日积月累，秘书往往对某些问题产生独到的见解，因此，秘书要及时向上司或有关业务部门提出建议。也正是因为如此，秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系，得到他们的信任，一方面是为了掌握更多的信息，另一方面也是为了使自己的建议能为各方面接受，产生积极的作用。
　　不积涓涓细流，无以成江海。秘书只有像海绵吸水一样平时就积累各种知识和信息，才能有自己的思想火花闪光，提出自己独到的见解，进行创造性的工作。但是，在这里所说的“创造”，不同于艺术家们的“创造”，不是所谓“形象思维”的结果，而是需要长期脚踏实地工作才能做到。这正如溶岩的喷发，是岩浆在地壳底下热与力长期作用的结果。秘书只有这样，才能做到“一鸣惊人”，逐渐得到上司的信任。得到上司的信任，是做好秘书工作的前提，可以说，上司的信任是秘书工作的生命所在。“上司不在时，秘书的工作更忙”，这就是对秘书的最高评价。
　　d。沉着细心
　　不只是那些新秘书，就是一些秘书工龄不短的人，来到上司面前时，心里总兔不了有几分紧张。这种紧张往往造成自己说话不自然或者词不达意，出现不必要的失误。秘书是上司的助手，服务对象主要是上司，所以这种现象很有害，必须坚决克服。秘书在听取上司的指示时，往往会遇到一些疑问，比如觉得上司说得模棱两可、甚至有些暖昧，在这种情况下，秘书一定要打消自己的各种顾虑，直接了当地再问上司一遍，否则出了问题由秘书负责，这样，不仅对秘书自己不利，而且对上司也没有好处。
　　保持心身的健康也是秘书成功的一大诀窍。秘书在工作中要能去掉自己内心的各种私心杂念，不致于凭感情办事或凭想象想当然。我们的祖先历来讲究所谓的“静中之动”，在秘书工作中也要正确处理这种“静”为“动”的关系。秘书工作要求的“静”就是秘书能做到客观冷静地观察和处理各种工作，而秘书工作要求“动”，则是秘书永远保持一颗追求工作尽善尽美之心！
　　

第一节　秘书为什么要有丰富的常识（1）
1、常识对秘书有什么意义
　　秘书在日常工作中常常会遇到这种情况：客人按预约的时间来访，可上司一时还离不开，要么是与前面的客人没谈完，要么是在打一个长途，需要让客人等一会儿。在这个时候，你就得替上司招待客人。在客人等待的时候，你让客人干等是很不礼貌的。如果客人有几位，他们自己可能会聊点什么；如果只有一位客人，你让他干等，他就会越等越急躁。因此，秘书在这个时候应该跟客人聊点什么。在这种情况下，客人一般会主动提一些话题，范围则可能从克隆人到世界杯。这时，秘书应根据客人提起的话题与他进行交谈。如果能与客人进行这种交流，客人不仅不会焦急，而且会对你本人产生一种信任感。
　　作为秘书，与客人交谈是一项很重要的日常工作。作为一个优秀的秘书，你不仅在与客人的交流时能听懂客人说话的内容，而且还应能根据客人的兴趣，进行深入的交流，不是只会说“真的吗”或者“是的”这几个字。如果你老是说这几个字，就会让客人感到兴趣索然。
　　又比如，你陪上司外出办事，上司年纪大了，突然心脏病发作，或者出现脑溢血等紧急情况，在这种紧急情况下，你应该是掏出手机，凭直觉就拨１２０电话。如果你把急救电话号码忘了，还要问旁边的人，或者查效率手册什么的，浪费了宝贵的抢救时间，别说几分钟，就是几秒钟，都可以说是你的失职。
　　当然，在秘书的日常工作中，像这种危险的突发性事件很少出现，但是，有大量的特殊情况需要秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟，上司正在会见客人，一个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点他们的老总到公司来会谈，由于种种原因，他们的老总脱不开身，希望你到他们公司去谈。下午能不能过去，请马上答复他们。在这种情况下，就要求秘书在向上司汇报之前，凭直觉拿出自己的腹案，因为给上司考虑的时间也不多，而且在这种情况下去请示上司，上司的脑筋也不一定一下子就转得过弯来，也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。
　　秘书在工作中常常要凭直觉办事。秘书的直觉从哪里来？当然，首先要有丰富的经验，再有就是丰富的常识。因此，作为秘书，必须具备丰富的知识，特别是要具备丰富的社会常识，这类常识包括身材比较丰满的最好注意少穿颜色较浅的衣服，患有糖尿病的人注意少喝洒，出现火情马上打119报警，等等。如果秘书平时对上司工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向上司提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。
　　作为企业内外一个信息交流枢纽，秘书每天都在与企业内外各式各样的人物打交道，所以，秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定要是个“杂家”，上知天文地理，下懂风土民情，前三百年能说出个甲乙丙丁，后五百年也能道出个ABCD。每一种社会职业都有自己的特长，销售部的人会做买卖，开发部的人会搞科研，而秘书部门的人特长是什么？秘书的特长应该就是有非常丰富的常识，特别是一些常识要非常渊博，这也可以说是秘书这种社会职业的特点。一个优秀的秘书，可以说是一个伟大的常识家。具有非常丰富的常识是秘书的职业特征。常识是直觉的邻居。
　　2、秘书如何丰富自己的常识
　　给公司领导安排日程，是秘书一项很重要的工作。上司乘车外出办事，如果秘书不熟悉交通情况，不知道什么地方容易堵车，不知道什么时候是车辆高峰期，不知道在哪个地方是单行线，就不能准确计算出上司在路上所花的时间；你安排路上的时间多了，是浪费上司的时间；你安排的时间不够，把上司搞得像去机场赶飞机似的，还有可能因堵车而误事。但是，像北京的这样的大都市，交通情况那么复杂，谁也不可能一下子把它们搞清楚，所以，像熟悉北京市的公交情况这类常识，秘书不可能像准备考托福那样，搞突击死记硬背；秘书的知识和经验只有靠平时的积累。比如，你平时坐在出租车里，你就应该留心哪个路口容易堵车，什么时候容易堵车，这样，在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有什么捷径，除了向别人请教，就是自己多留心，多积累；积累多了，悟性也就高了。
　　秘书的工作具体而繁杂，从待人接物到给领导安排工作日程，如何作到恰到好处，很大程度取决于秘书的经验；而这种经验又很难从教科书上得到，因此，除了年纪大的同事言传身教，只有靠自己在实际工作中去摸索和积累。秘书的工作不仅面宽，而且接触的人多，从各部门到公司领导，从公司内部到外来客人，因此，这也就给年轻的秘书积累经验创造了条件。在日常工作中，只要处处做个有心人，学会观察周围的事，就会有收获。
　　因此，作为秘书，你每做一件事，每接触一个人之后，都要细想想，哪些把握好了分寸，哪些还有待改进；保持像海绵一样的心态，通过这种日积月累，你的能力就会在无形中提高。秘书大多年轻，在工作中容易出差错。但只要每次出差错后认真反思，吸取教训，学到的东西反而会更多。因此，只要坚持留心，常识和经验就会越积越丰富，进步也就会越快。
　　

第一节　秘书为什么要有丰富的常识（2）
要想成为一个优秀的秘书，必须具备良好的自我学习和积累的能力。古人说“处处留心皆学问”。留心皆学问，就是平时要多留心。留心就是眼勤、耳勤和嘴勤，也就是多看、多听，多问，最后多想。
　　

第二节　社会常识
1、生活常识
　　秘书必备的生活常识至少应包括这么几个方面：
　　a。风土人情
　　公司来了一对欧洲的客人。他们从遥远的西方来到神秘的东方，心中对北京自然充满了强烈的好奇心；先生与公司谈判，而太太不仅希望能够饱览北京的风光、购买一些珍贵的纪念品，而且还想了解一些有关中国传统京剧、瓷器、武术等方面的知识。这样，秘书实际上就成了翻译兼导游，因此，这就要求秘书是个“百事通”，不仅对传统戏剧、名胜古迹，就是对北京那些像全聚德有特色的老字号商店要能做到如数家珍。
　　b。科学素养
　　现在科技发展日新月异，报纸上电视里，一天到晚都是新名词、新信息。诸如“纳米”、“克隆”、“干细胞”、“ＤＮＡ”、“转基因”之类的新名词在媒体上层出不穷，这就要求秘书平时注意多学习。这既是工作的需要，也是日常生活的需要。比方说，有外地来的客人问你，北京为什么那么多风沙，或者为什么要保护大熊猫和其他珍稀野生动物，如果没有一定的科学素养，回答就很难到位。
　　作为秘书必须具备一定的科学素养。不过，科学素养并不是会背几个新名词，还包括了用科学思想、科学精神、科学方法去看问题和思考问题，用科学的观念来看待科学进步对我们工作和生活的意义和影响……
　　c。艺术修养
　　对于工作紧张、心理压力大的秘书来说，通过欣赏艺术作品，无疑是使身心压力得到宣泄的一种最佳方式。艺术就像一座收藏着无数奇珍异宝，又永远敞开大门的宫殿，你可以自由地进入，可以和她沟通，通过和她的对话抒发情怀，达到修养身心的目的。不管是忧伤，还是高兴，起伏的心绪就会渐渐平静。现代人的工作生活压力都很大