祝你更上一层楼:职业秘书实务-第4部分
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3、为什么秘书要特别注意礼貌
虽然从身份上来讲，秘书只是一般的员工，没有什么特殊的地方，但从工作性质上看，秘书又身处企业管理的高层，每天接触到的人物身份都比较高，所以，这就要求秘书有相当的教养，无论是说话还是办事都要体现出礼貌和涵养，因为你不仅代表着你自己，你还代表着你的上司和你整个企业的形象。公司领导人的年龄和地位决定不喜欢自己身边工作的人说话粗俗，办事毛糙，接人待物不讲一点规矩的人。
注意礼貌是秘书保持与各方面良好关系的一###宝。秘书处于公司管理枢纽中心，每天要与公司内外各式各样的人打交道，只有与他们保持良好的关系，你的工作才能得到他们的支持和帮助，才能维护好与各方面良好的关系。
现在一些公司里的是是非非，都是由于一方或双方不讲礼貌造成误会积累而成。比如，早晨上班时，你在电梯口碰到了一个部门的经理，由于急着打卡，你没有对他点头问候，于是你在他心里留下一个“目中无人”的印象；又比如，总经理让你给上海的分公司经理打个电话；电话说完了之后，由于另外又来电话了，所以你先挂电话，这样，你给对方也留下了一个“傲慢”的印象……
一些年轻的秘书之所以不太注意礼貌，并不是她们多么傲慢和无礼，而是她们觉得许多礼仪已经过时，而且没有什么实际意义。的确，许多“礼仪”就是过去人们所定规的一些形式化的东西，并没有什么实际意义了，而且人类的礼仪规范也不是一成不变的，它也随着时代而变化。比如过去见了长辈要下跪磕头，现在就不用了。但是，公司领导人的年纪一般都比秘书年长，他们的观念和行为都相对偏保守，所以，在注意礼貌方面一定要注意他们的感受，因为你对他们讲礼貌，也仅仅是让他们感受到了你对他们的尊重和关心。
4、如何把握衣着打扮的分寸
a。要注意分寸
在讲究“包装”的今天，秘书如果一味地追赶潮流，将所有的流行前卫的东西都带到办公室，可能会给你的工作带来一些意想不到的麻烦。妙龄花季，追求时尚与前卫，并不是说她们不美，而是这些标新立异与工作环境不协调。因为公司领导与一般的员工相比，特别是与秘书的年龄相比，年龄普遍偏高，而且男性的占多数。他们的审美情趣不仅没有秘书们那么前卫时尚，可以说还有些保守甚至落后。在他们眼里，如果秘书化妆打扮标新立异，则有可能被看作是庸俗和轻浮的象征。因此，从这个意义上来说，秘书应当与时尚前卫保持一米线的安全距离。另外，秘书是上司的助手，主要是从事一些日常性的服务工作，如果穿得过于讲究和前卫，就不利于工作。但是，这也并不是说秘书对衣着打扮可以非常随便，秘书在这方面一定要注意分寸。
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第二节 上司需要什么样的秘书（4）
b。保持大众化
在办公室里，施淡妆，天然样，也许更能显示秘书清秀的风格。评价一个人长得美还是长得丑，都是相对的，因为客观上没有统一的标准，每个人都有自己的主观审美意识。但是，美有一条原则，那就是必须合乎自然，如果过分打扮，显得鹤立鸡群，反而不如大众化显得更加自然。秘书的衣着打扮不仅要与她自己的形体、性格相称，而且要与工作环境所需要的气氛相协调。
c。上班服装的选择
秘书穿在选择穿什么样的衣服上班时，既要考虑秘书的形象，又要考虑不影响着秘书的工作。因此，在选择上班的服装时，要要考虑服装是否妨碍工作，比如，衣袖是否太长、裙子是否太长和用什么料子做的；另外，还要考虑穿着是否舒适、衣服是否有口袋和看起来是否端庄，能够接待客人等。
有些秘书因为经常要抄抄写写，所以总爱穿T恤衫上班，图个方便。但是，穿T恤衫接待客人则显得不够严肃；与此相反，有些秘书因为要接待客人，喜欢穿西服上班，但西服又容易弄脏；因此，秘书最好穿用中长纤维等料子做的简易西服或西服裙上班。
d。首饰的副作用
秘书最好不要戴首饰，因为象耳环、戒指、手镯这类东西太显眼，在接待客人时，容易分散客人的注意力，与会见客人所需的宁静气氛不和谐。比如，你在给客人送茶时，客人听到你的手镯叮当地响，会有什么感受呢？
e。互相提醒
为了保持一种清新美好的形象，秘书不仅在精神上要有一股蓬勃向上的朝气，而且在衣着打扮上也要有所讲究，只不过是不要过于显眼。但是，怕就是怕掌握不了这种分寸，久而久之，不是眉毛描得太浓，就是口红涂得太鲜。因此，秘书之间要经常互相督促，如果谁的衣服皱了或者化妆过分，就及时提醒她。
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第三节 秘书工作有哪些特点（1）
1、秘书工作的四大特征
a。需要当机立断处理的事情多
公司正在召开董事会，秘书接到一个电话，对方要求找总经理接电话。公司有规定，在开董事会的时候，原则上任何人不得接电话，但是，如果秘书机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为对方也许是公司一位很重要的客户，而且也说不定总经理因为想了解某种信息而早就在等他的电话。因此，在这种情况下，秘书应该悄悄地告诉总经理，听听他有什么吩咐。所以，秘书在平时就应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。俗话说留心留学问。如果对上司的工作比较了解，即使遇到这种突然的情况，也能马上判断出来应如何应付，不至于措手不及，让上司生气。
b。工作的内容变化快
秘书工作内容非常复杂，变化也很多。比如：为上司安排工作日程，就是制作一张小小的上司工作日程表。如果不是自己亲手制作，就很难品出内中三味。
上司每天要处理大量的日常工作，与企业内外各方面的联系非常密切，但是，新的情况有可能随时出现。秘书在日程表中安排本周星期四上午9点与某某公司总经理商谈长期合作的问题，但对方星期三下午突然来电话，要求将会谈推迟到下午2点；如果推迟到下午2点，那么，原定经理星期四下午去某某公司拜访某某董事长就得改到星期五上午；紧接着，星期五上午的董事会也得改期……面对这种多米诺骨效应，秘书又要重新与各方联系协商，及时调整上司的工作日程；调整之后，又必须马上通知有关部门。
c。一心几用的时候多
秘书工作繁杂多变，秘书常常必须同时处理好几项工作。这是秘书工作的一大特点。
正当秘书在给刚刚出差归来的董事长报销旅差费时，总经理来电话让秘书赶紧给他送一份资料去；刚刚把资料找出来，值班室又来电话说有一位客人找……哪些工作应为优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能出现捡了芝麻丢了西瓜的现象。
d。忙闲不一的情况多
秘书是忙碌的，但如果说秘书永远是忙碌的也不一定正确。有时候，各种工作一起压来，真象潮水一样要把秘书淹没；但是，正象潮水那样也有退下去的时候。如遇到上司长期出差等情况，秘书就显得比较轻闲了。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲，这是秘书工作的另一个特征。
2、如何提高工作效率
a。工作程序化
从上面几个例子都可以看出，秘书没有相当丰富的实践经验，是很难搞好秘书工作的，特别是收集信息，实质上就是人与人的关系问题，没有一定的手腕，就不可能从人家那里得到真正有价值的信息。
但是，这并不是说秘书全靠经验办事。每个企业都定期进行人事调整，如果秘书工作仅凭经验，一旦老秘书调整出去，新秘书就不能很快接替工作，因此，在平时就要把一些日常工作程序化，最好是制定一些部门内的规章制度。
b。出现差错的时候
由于秘书工作千头万绪，在工作中秘书也经常会出现这样或那样的差错。有时在安排上司工作日程时，出现了“撞车”现象；有时给上司送材料牛头不对马嘴；也有对上司的提问一问三不知等等。秘书当然在平时就要注意学习，精通业务，以防患于未然。但是如果差错已经不可避免，那么，秘书应该如何处理呢？
公司正在召开董事会，外面来了个电话，对方要找总经理。开会时原则上不得接电话，在这种情况下，秘书首先就要弄清总经理是不是在开会；如果在开会，又有没有必要让总经理跑来接电话。这时全凭秘书的经验判断，判断稍有差错，就有可能出现失误。
又比如你在帮助上司整理文件时，上司突然问你：“对于市场部的某某策划案，你认为怎样？”
“实在对不起，我对这个问题不太清楚。”
你的这种回答虽然诚实，但也只能算是一种应付。上司征求你的意见，说明上司对你还是比较重视；你这样地回答，不仅对上司的重视没有任何表示，而且也说明你作为上司的助手，业务水平有待提高。
出现了差错，就应当采取措施补救。第一步就是要能发现差错。像上面这种情况，你事后也许会意识到对上司的询问的确缺乏应有的礼貌，但平时不注意钻研业务这个问题就往往容易被忽视。
c。当机立断
秘书已与张三约好，今天下午2点陪总经理去登门拜访他，商谈明年双方合作的事。正准备动身，值班秘书来电话，说李四来访，正在接待室。现在已经1点半了，秘书应该怎么办？
二者只能取其一。如果按原计划去拜访张三，就不能接待李四；如果在家接待李四，就得推迟或取消对张三的拜访；不仅不好选择张三或是李四，而且也不好向任何一方解释。而总裁办主任眼下不在家，而且一时也联系不上，没法向他请示，问题真有些棘手。
尽管如此，秘书仍然要冷静。首先应该想清可以采取哪些补救措施：给张三（或李四）去电话，推迟约会或者取消约会；尽快与总裁办主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访张三，那么，在告诉张三不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟约会造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度；另外，由于总经理活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。
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第三节 秘书工作有哪些特点（2）
当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。
d。从容不迫
有了对策，秘书还应想好孰先孰后，是先给张三打电话还是先通知李四；是先听取总裁办主任的指示还是先接原计划办，再向总裁办主任汇报……
在这种非常状态下，哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对公司（或总经理）有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。
比如说这次不能践约去拜访张三，并不意味今后也不去了。把原因说明，张三不一定就会计较；而对李四来说，由于长期的业务往来，与自己的上司建立了密切的私人关系，这次没有接待，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。秘书在想这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在首位。
e。有条不紊
想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果心里着急，说话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵。秘书错上加错。
亡羊补牢，当机立断，这是衡量秘书水平的一个重要标志。人非圣贤，孰能无过？秘书无论何时何地都应该保持一种亢奋的、积极的进取精神，不为一时的失败和挫折而气馁心灰。孔夫子在《论语》里说道：“知错就改，非过也”。秘书不是不犯错误，而是不犯同样的错误。
3、怎样区分工作的轻重缓急
这天早上总裁办秘书一进办公室，老板就让她起草一封上半年的工作总结报告，明天下班之前交给他，说下个星期开公司董事会要用。她估摸了一下，得三四万字，有二三十页；刚从老板办公室出来，她还没有坐下，老板又打电话过来，说今下午从一点开始，与公司一位副总、销售部经理和财务经理四人一起商量工作；她说她马上通知他们几个；刚放下电话，前台就送来一份传真；传真是新加坡恒鑫公司老总发来的，说后天到北京，让公司帮他预订个旅馆；她刚看完传真，老板又来电话，说下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，他没时间不去了，让她给对方发个电子邮件；她刚喘口气，人力资源部的人又过来通知她，说让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。
对于一些年轻的秘书来说，一上班就遇到这么大一堆杂事，心里确实有些发怵，不知从什么地方下手，因此在实际工作中往往是顾此失彼，所以，作为秘书一定要掌握区分工作轻重缓急的方法。
不管秘书的工作有多忙多杂，它们基本上可以分为三类：第一类是N——Now，即你现在必须马上处理的工作；第二类是T——Today，即你应该今天完成的工作；第三类是L——Later，即使明天完成也可以的工作。这种日常工作分类法又叫NTL分类法。哪些工作分在哪一类，秘书自己一般心中有数；一些从上司那里就分派下来的工作，在自我分类时需要多想想；有时你把握不了，你在接受上司工作指示时，最好顺便问清楚上司希望在什么时侯完成。
如果用这种NTL分类法来划分，那秘书这天早晨的几项工作就
应该这么划分：给老板写报告是T 类工作；通�
