祝你更上一层楼:职业秘书实务-第3部分
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a。看起来舒心
领导人在选择自己的秘书时，一般都有自己的偏好。有的喜欢性格开朗的，有的喜欢美貌的，有的喜欢勤快的，有的喜欢沉稳的……尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”秘书的看法都基本相似：首先，作为一个秘书，你必须让上司看着舒服。这个看着“舒服”，并不一定是特别漂亮，它还要求你的衣着打扮和言谈举止都非常得体，有相当的气质。
作为秘书，你要给上司一个良好的第一印象，除了容貌之外，包括你说话的重音、音调和口齿是否清楚等在内，都有可能影响他对你的第一印象。尽管一个秘书的价值和她的外表没有直接关系，但遗憾的是，即使你的内在品质非常优秀，你给上司的第一印象仍是由你的外貌决定的。上司决定是否选择你做秘书，往往又取决于你给他的第一印象。当然，如果你只给上司留下好感，还不足以让他放心地把工作交给你。
b。带在身边放心
光看着舒服，上司还不会真正信任你；他还要继续考察你是否诚实与忠诚。你只有让上司信得过你，你才能算是真正的“秘书”，否则，尽管你可能被称为“秘书”，实际上也就是一个普通的文员。
为什么秘书一定要让上司感到放心呢？因为秘书经常要直接或间接地接触一些公司重大决策的信息，甚至有可能参予对这些信息的处理，因此，你必须让上司对你放心，作为秘书职业的第一条准则就是保守秘密。有些年轻的秘书泄密，并不是她们有意这么做，很多时候是由于她们的疏忽造成的，如被人盗走机密，或对方通过对自己的行为进行推测得到机密。因此，秘书要小心慎言。另外，一些人由于失恋等原因造成精神上不很稳定，感情上有点什么波折都会挂在脸上，这样的人也很难让上司放心让她作自己的秘书。
c。用起来省心
只有当上司对秘书感到放心之后，他才会根据你的能力来安排你的工作，而秘书也只有通过充分发挥自己的能力，才能让上司对自己的工作满意，成为上司名副其实的助手。那么，要具备什么条件才能让上司用起来省心呢？
第一条就是经验丰富。一个有能力的秘书，无论遇到什么、在什么时候和该怎么处理，都能从公司的全局出发考虑问题。如果秘书不能正确地理解上司的意图，就抓不住工作的重点；如果不知道自己工作的重点，自然就不知道在一大堆工作中，哪些工作应该优先安排，所以很多秘书经常费力不讨好，甚至给上司帮倒忙，错过时机；这种秘书自然谈不上是有组织工作能力的秘书。可以说，只有具备了一定组织力的秘书，才有可能被上司当作有能力的秘书。
一个有经验的秘书，她在工作中会有这么些特征：先决定工作的优先顺序，然后再着手开始工作；做好必要的准备工作后再开始工作；恰到好处地整理好办公环境，以减少疲劳；文件存放从不将就，按规定存放一步到位，这样要找文件时非常方便；在不是特别强调优先顺序的情况下，工作从难到易；对于那些特别耗时间的工作，在处理过程中向上司反映，听取上司的指示。
第二条就是心身健康。上司对秘书的要求首先是头脑敏捷，所以说秘书工作既是体力工作也是脑力工作，因此，身心健康是从事秘书工作的先决条件。生活有规律，保持适度的运动与休息，注意饮食的平衡；只有保持身体健康，才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工作，这是作为秘书最基本的条件。
为了保持心身健康，条件允许的话，秘书一定要注意休息好，特别是中午。午休能极大地提高人们在下午的工作效率，这并不是一个个人习惯的问题，早已被科学所证明。如果中午不休息，下午就有可能出现犯困“走神”的现象。当你正在接受领导指示的时候，你却在“走神”，甚至忍不住呵欠连连，领导看了会怎么想？即使他不当面批评你，你在那种状态下能完全领会领导的意思吗？
2、秘书要具备哪些基本素质
a。认真
在企业，每一个人都要“认真”工作，这是理所当然，做到“认真”二字也是很普通的要求，但是，从另一个意义上来说也是很困难的。特别是对于年轻人来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但无论哪家企业都不会允许有这种享受及类似的行为。作为秘书，不仅要遵守公司的规章制度，而且还要比一般员工做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧和拖拖拉拉。
现在有许多女孩子选择秘书作为职业，仅仅是受了一些电视和小说的影响，以为做秘书轻松和浪漫，既不像营业部的销售人员那样有销售指标定额的压力，也不像研发部的科研人员那样必须按时完成相关项目，工作业绩指标弹性很大。所以，一些秘书在上班的时候出现注意力不集中的现象是难免的，如打电话时嘴里嚼着口香糖，手里玩着铅笔；做事马马虎虎、粗枝大叶、缺乏主动性和责任感，等等。
b。诚实
所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，作为白领都需要诚实，但为什么对于秘书，这一点需要特别强调呢？
第二节 上司需要什么样的秘书（2）
比如，你把客人说的“下午14点来拜访〃听成〃下午4点来拜访〃，工作中出现了差错，就应该实事求是地向上司认错，不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任；另外，有些人为了自己或自己朋友的私利，故意隐瞒事实的真相，不如实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的人品。
给领导当秘书必须聪明，否则领导不会真正地信任你。但是，秘书必须明白，虽然每个领导都有他犯糊涂的时候，但领导很少弱智，跟领导玩聪明，耍心眼，最终结果往往是搬起石头砸自己的脚。所以，对于秘书来说，如果少些小聪明，可能是一样好事。
c。保守秘密
前面已经说过，作为秘书你必须让上司放心，所以，保守秘密是秘书起码的职业素质要求。
为了严守机密，秘书应有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息在信息方面的价值以及与各方面的利害关系。那么，有哪些东西属于应当保密的范围？如企业领导人的人事变动、机构调整、新产品开发等内容。由于它们关系到企业的生存与发展，所以它们的信息价值很容易判断。但是，有很多东西就不那么容易辨识。比如，上司在访问某用户时，就双方的合作提出了新的方式，对这种新的方式要不要保密呢？秘书认为这种方式在书刊杂志上作过大量的介绍，没有什么保密的价值，因此，秘书在接待另一家老客户时，无意之中把这件事说了出来。因为现在所处的这个社会是一个竞争的社会，可能说者无意，听者有心，于是他提前采取了行动，占据了市场的主动，结果给自己带来了无穷的后患。类似的情况很多。由于对象和时间的不同，同一条信息的信息价值也大不相同。秘书一定要把握这种信息价值的微妙之处，既不粗枝大叶、无所顾忌，也不风声鹤唳，草木皆兵。
比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们经理住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉告。”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这种保密，除了能得到一个“神经质”的绰号外，就没有什么实际意义了。
忠诚对于秘书来说，实质就是她的职业生命。如果一个秘书对她服务的上司或公司没有忠诚感，就不能算是一个真正的职业秘书。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书忠诚度更为重要。因为这种新兴的公司，它们在市场中的核心竞争力，可能就是一项专利，或者是一个技术诀窍，或者是一个创意，有时甚至只是一条商业机密，就像当年的可口可乐公司一样，就只有一个配方。如果秘书为钱，或者为了泄私愤，完全有可能利用职务之便，出卖公司的这种无形资产，而且可以做得人不知、鬼不觉，甚至把老板卖了，老板还会夸她精明。
d。谦逊
虽然一般的秘书在公司的正式地位都不是很高，但由于秘书经常代理上司行使一些职权，所以，如果秘书没有谦虚的品质的话，就会自然而然地养生出骄横跋扈的毛病。一些秘书以为上司的职权就是自己的职权，喜欢在公司里拉帮结伙，谁要是不买自己的账，就假公济私，想方设法结对方穿小鞋；即便秘书不是一个颐指气使的人，但总会有人看在上司的份上向秘书献殷勤，如果秘书不具备谦虚的品质，慢慢地也会把自己的尾巴翘起来。
秘书必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果你不谦逊，不仅得不到各部门的支持，反而到处有人给你使绊，让你寸步难行。
e。忍耐
由于市场竞选越来越激烈，企业领导人的压力也越来越大，因此，他们在工作中出现不顺也是常有的事。一旦工作出现挫折，他们就有可能要找个目标发泄心中的焦虑。自然而然，秘书就是公司领导人发泄的最佳对象，因为一是发泄方便，二是发泄后的代价很小，几乎可以说是“free”。曾经有位名人在电视上公开宣称，“经骂”是他找秘书的首要条件。所以，秘书要有忍耐精神。日常工作中经常会出现这种情况，比方说，秘书为上司约好了到某公司会谈的时间，但因对方临时有变，让上司空跑了一趟，这本来不是秘书的责任，但上司心里窝火，于是他就有可能给秘书一些脸色看。
有些女秘书容易情绪化，一听到批评，特别是错误的批评，当着上司的面，马上就泪如泉涌，嚎啕大哭。对于上司来说，他可能会动恻隐之心，当时不会再多说什么，但是从内心来讲，他可能会更看不起这种娇气的作风。对于秘书来说，出现这种情况更加可怕。
当秘书首先必须有很强的心理承受能力。受了委屈之后就要想开一点。所谓想开一点，就是你要想到，上司也是人，他也有喜怒哀乐，他也有需要发泄的时候，他不朝你这个当秘书的发泄，朝谁发泄？
f。开朗
有许多上司把“性格是否开朗”当作选择秘书的第一个条件。一个开朗的秘书，能感染整个办公室的气氛，给所有的人带来愉悦，提高工作效率。要做到开朗，你就一定要热爱生活。
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第二节 上司需要什么样的秘书（3）
秘书一方面要勤奋地工作，另一方面在衣着打扮上要严格地自我控制。那么，难道是要求秘书过着象中世纪的清教徒一样的生活吗？不！事实恰恰相反，它要求每一个秘书尽情地享受现代社会的各种精神文明和物质文明，使自己业余生活变得丰富起来，从而对工作保持一种永不衰竭的热情。
有些秘书看上去挺忙，一天到晚忙忙呼呼，走路也象带着一阵风似的，但是，由于这种人在生活里不会自我调节，精神上从不放松，所以他们办事，老是事半功倍，甚至根本没有什么效率。这种人不仅自己工作干不好，而且由于他们办事咋咋呼呼的，极容易影响周围同事的工作情绪。所以在那些年龄偏高的上司看来，这种毛手毛脚简直是一种不能容忍的粗野。
秘书处于公司管理系统的中枢，地位的特殊，事务的繁重，角色的复杂，经常使她们的心理经常处于高度紧张状态。如果不能及时加以调整，久而久之就会造成心理失调，出现包括缺乏自信心、失败感、愧疚感以及相互交织的不安和忧虑的精神状态，所以，秘书最忌讳的就是不会自我放松。一天忙下来已经累得够呛，可是下班回到家中，头脑里不是想着今天的哪件事没办好，就是想着明天的哪件事不好办，使大脑神经总是处于这样一种亢奋之中，得不到休息，于是，第二天上班还残留着前一天的疲倦。长期以往，秘书的反应就不会那么灵敏，动作也会开始变得迟钝。对于一个秘书来说，这是一种最可怕的慢性自杀。因此，秘书在工作中一定要做到心平如镜、从容不迫。明天有些什么事要做，这些事应该怎样做，如果这些事已胸有成竹，那么，下班以后想怎么玩就该怎么玩。
g。自信
有些人以为只有领导需要自信，秘书需要的只是理解和执行，其实，秘书同样需要自信！确实有些秘书，特别是女秘书，她们唯唯是诺，默默无闻，没有什么个性，上司说一，她就不会说是二；上司说是马，她就不会说是鹿。但是，在实际工作中，有相当多的秘书是非常自信！
随着时代的发展，企业之间的竞争加剧，企业领导人身上的责任和压力也越来越大。企业领导身上的责任和压力越大，他们对秘书的期望值自然也就越来越高。因此，秘书也一样地面临着时代越来越严峻的挑战！面对这种挑战，如果没有自信，秘书会变成什么样子呢？只有充满自信，才能开启主观能动性的闸门；只有充满自信，才能发动聪明才智的马达。有了主观能动性和聪明才智，有什么样的挑战不能战胜？可以说，一个优秀的秘书，比一般的白领更需要有自信。但是，秘书的自信，大多不是挂在嘴上，而是化作了行动；秘书的自信，很少显在脸上，而是渗进了骨头里；一个优秀的秘书，她办事谨慎，但从不胆怯；她为人宽容，但绝不懦弱；她处世内敛，但永不自卑。
3、为什么秘书要特别注意礼貌
虽然从身份上来讲，秘书只是一般的员工，没有什么特殊的地方�
